¿Cómo ADMINISTRAR mejor tu ENERGÍA para COMPLETAR MÁS OBJETIVOS RELEVANTES?

Hace 3 años, Miquel Nadal y yo nos dimos cuenta de que una de nuestras pasiones y dedicación profesional, la Productividad Personal, necesitaba una revisión importante.

Para nosotros, la Productividad Personal es una metodología o un sistema que integra una serie de hábitos, que nos van a permitir conseguir nuestros objetivos profesionales y personales de una forma sostenible en el tiempo.
Cabe añadir, que para conseguir esa ansiada sostenibilidad también debemos cuidar muy bien nuestro cuerpo, mente y emociones.

En cuanto a las metodologías de Productividad Personal, se ha evolucionado mucho y hoy en día existen algunas muy completas y más adaptadas a la realidad actual como Getting Things Done (GTD) y algunas otras variantes interesantes.

Creo que una de las grandes aportaciones que Getting Things Done ha hecho al mundo de la Productividad Personal es tener en cuenta la energía física y/o mental de que disponemos, a la hora de decidir qué tarea tenemos que hacer en cada momento.

A partir de esta última idea y de nuestra definición de la Productividad Personal, Miquel y yo empezamos a entender que si queríamos gozar de un equilibrio saludable en nuestro cuerpo, mente y emociones para conseguir nuestros objetivos, la clave estaba en una administración muy cuidadosa de nuestra energía física y mental.

Como Miquel es Psicólogo y yo me formé en Inteligencia Emocional, ambos sabíamos que existían unas ciencias que podían darnos muchas pistas interesantes en cuanto a la gestión óptima de nuestra energía mental. Éstas eran las Neurociencias o ciencias que estudian el cerebro, y en concreto la Neurobiología y la Neuropsicología.

El campo de las Neurociencias está progresando muchísimo gracias a los grandes avances tecnológicos que se suceden en paralelo y que nos permiten obtener información más fiable acerca del funcionamiento de nuestro cerebro.

Al final la idea es integrar a nuestro día a día, la aplicación práctica del conocimiento que las Neurociencias nos aportan y así alcanzar nuestros objetivos de una forma más saludable y agradable.

Por eso nos pusimos manos a la obra y empezamos a revisar los últimos descubrimientos neurocientíficos para aprender a gestionar mejor nuestra energía mental y también nuestra atención.

Y así nació este concepto al que nosotros llamamos NEUROPRODUCTIVIDAD.

Acuñamos el concepto Neuroproductividad gracias a tropezar una y otra vez con la misma piedra: las clásicas técnicas de productividad personal por si solas no funcionan en el contexto actual y eso genera mucha frustración en las personas.
 
La Neuroproductividad son un conjunto de nuevos hábitos y nuevas formas de organizar y distribuir las tareas (profesionales y personales), que las neurociencias han demostrado que permiten que nuestro cerebro trabaje de forma óptima, obteniendo así un alto rendimiento en el desempeño.
 
Lo que pretendemos es enseñar a las personas a gestionar mejor sus recursos (energía y atención), hecho que les permitirá ser más productivos y alcanzar más objetivos que hasta el momento.
 
Nuestra misión es lograr que estos hábitos se puedan integrar en una metodología o sistema que facilite su aplicación.

 

En resumen, nosotros nos dedicamos a explicar cómo implementar ese sistema de hábitos neuroproductivos a tu realidad laboral (sector, puesto de trabajo, responsabilidades, herramientas que ya usas para organizarte, contexto personal...). Más información AQUÍ.

Ahora me gustaría explicarte por qué administrar bien la energía que tenemos es determinante para hacer más tareas relevantes.

Cabe aclarar que cuando hago mención a la energía, me refiero al nivel de actividad de la que me siento capaz y quiero ejecutar, donde energía alta significaría que me siento muy activo y con ganas de hacer de todo y energía baja que me siento muy cansado y sin ganas de hacer nada.

Para explicar esto voy a cuantificar la energía en quilocalorías (kcal).

IMPORTANTE: Los valores numéricos y proporciones del consumo de energía cerebral de los distintos procesos cerebrales que voy a explicar a continuación, no son exactos, solo los utilizo pedagógicamente para simplificar la explicación y facilitar su comprensión.

 

CONSUMO ENERGÉTICO CEREBRAL PARA COMPLETAR UNA TAREA FÁCIL

1.- Antes de hacer una tarea hay que tomar la decisión de que la vamos a hacer. Obvio, ¿verdad?

En el proceso de evaluar las variables para tomar una decisión mi cerebro consume energía. Pongamos que consumo 2 kcal de media por decisión sencilla tomada.

2.- Pongamos que por el hecho de ejecutar una tarea fácil mi cerebro consume 2 kcal más.

3.- Esto significa, que para completar una tarea fácil, consumo como mínimo 4 kcal, 2 para tomar la decisión de que la voy a hacer y 2 para hacerla. Para simplificar la explicación, aquí estoy suponiendo que decidir hacer una tarea fácil es una decisión sencilla aunque no tiene porque ser así.

Antes de seguir con la explicación...¿Te puedes hacer una idea de cuántas decisiones tomamos al día?
  • Qué camiseta, pantalones, ropa interior y zapatos me pondré hoy
  • Qué voy a desayunar, almorzar, merendar o cenar hoy, dónde, cuándo y con quién
  • A qué evento iré hoy, cuándo, dónde y con quién
  • Qué medio de transporte voy a usar para ir a un evento, a qué hora lo voy a tomar, qué música voy a escuchar durante el trayecto
  • Qué correos voy a contestar hoy, qué mensajes de WhatsApp, qué mensajes en mis bandejas de entrada de las redes sociales, cuándo voy a hacerlo
  • Qué tareas voy a hacer hoy en el trabajo, qué tareas voy a hacer en casa
  • Qué actividad para disfrutar de mi ocio voy a realizar hoy, con quién, qué material necesito para llevarla a cabo, dónde la voy a hacer...
¿Entiendes ahora porque si queremos ser más productivos y hacer más tareas relevantes (sí, esas que nos acercan a cumplir nuestros objetivos) debemos tratar de reducir el número de decisiones que tomamos al día, dada la cantidad de energía que nos quitan?

¡Claro! Si tomamos muchas decisiones durante el día, luego no nos van a quedar fuerzas para ejecutar las tareas que queremos hacer.

De acuerdo, pero ¿cómo reducir el número de decisiones que tomamos?
 
La clave está en agrupar la toma de decisiones de tareas similares y tomarlas en el momento más óptimo posible. Veamos algunos ejemplos. 

 

A.- Trata de establecer sistemas sencillos para no tener que decidir a diario cosas como qué ropa tienes que ponerte cada día o qué tienes que comer en cada comida. Por ejemplo, haz un planning semanal el domingo, y decide qué ropa te vas a poner en cada jornada y qué vas a comer en cada comida del día. Si te parece demasiado, al menos toma esas decisiones el día anterior al llegar a casa, que todavía te quedará algo de energía.

B.- El día anterior, una hora antes de terminar tu jornada laboral decide qué 1 o 2 tareas (de menos de 90 minutos) complejas y relevantes de cara a conseguir tus objetivos, harás el día siguiente y prográmatelas para hacer cuando te sientas con más energía (a primera hora si tu cronotipo es matutino, a media mañana o media tarde si tu cronotipo es vespetino, o más tarde si tu cronotipo es nocturno). Lo bueno de tomar esa decisión cuando falta una hora para salir del trabajo es que todavía tienes algo de energía y sabes muy bien lo que se ha hecho hoy y lo que falta. Es el momento ideal. 

C.- Escribe en un papel grupos de 4 o 5 tareas (intercala tareas largas de máximo 90 minutos, con tareas más cortas) para hacer de forma consecutiva. Así, cuando acabas la primera tarea ya no consumes energía en decidir qué tarea vas a hacer a continuación y te pones con las siguientes de forma más rápida y eficiente.

D.- Usa checklists o listas de comprobación para no tener que pensar qué tienes que llevar en tu maleta cada vez que te vas de viaje o en tu mochila cada vez que vas al gimnasio. Lo mismo para saber qué tienes que adquirir en la compra semanal. Truco extra 1: ordénate esa lista de la compra según la distribución de los productos en la tienda. Crea una lista de comprobación para los procedimientos habituales en el trabajo. Truco extra 2: guarda todas tus checklists en un medio digital para poderlas reutilizar con facilidad.

 

CONSUMO ENERGÉTICO CEREBRAL PARA COMPLETAR UNA TAREA COMPLEJA O QUE NO TE GUSTA

1.- Como ya hemos dicho en el apartado anterior, antes de hacer una tarea hay que tomar la decisión de hacerla, y esta última, también consume energía.

Sin embargo, no va a consumir la misma energía tomar una decisión sencilla que una difícil.

A veces, una decisión puede ser difícil porque hay muchas variables a tener en cuenta o porque las consecuencias de tomar una decisión u otra pueden ser desagradables, perjudiciales o incluso peligrosas. 

En otras ocasiones, la decisión es sencilla en realidad, pero no nos gusta nada hacer esa tarea y nos hacemos los remolones inventando mil excusas para no hacerla. Es una decisión sencilla pero acaba siendo costosa y consume más energía cerebral.

Vamos a suponer que tomar la decisión de hacer una tarea compleja que además no me gusta, consume el triple de energía que tomar una decisión sencilla, como en el caso de hacer una tarea fácil. Estaríamos hablando de 6 kcal frente a 2 kcal.

2.- Pongamos que en el hecho de ejecutar esa tarea compleja que no me gusta hacer consumo 10 kcal.

3.- Esto quiere decir, que para completar esa tarea, consumo 16 kcal, 6 para tomar la decisión de que la voy a hacer y 10 para hacerla.

4.- Por lo tanto, completar una tarea compleja que no me gusta hacer (16 kcal), me va a consumir 4 veces más energía que completar una tarea fácil (4 kcal)

¿Entiendes por qué hay que hacer las tareas complejas que no nos gusta hacer cuando tenemos más energía, en lugar de hacer en esos momentos de alta energía muchas tareas sencillas con la excusa de tener sensación de avance?
 
De lo contrario, podemos llegar al momento de tener que hacer la tarea compleja que no nos gusta hacer con baja energía (por ejemplo después de comer o una hora antes de terminar la jornada laboral) y acabar posponiéndola para el día siguiente.
 
Curiosamente, las tareas complejas que no nos gustan, suelen ser las tareas más relevantes para alcanzar nuestros objetivos. Por eso es tan importante, tener muy presente en qué momento del día debemos hacer esas tareas, ¡el avance de nuestros objetivos está en juego!
 
¿Ves ahora cómo podemos ser mucho más productivos y hacer más tareas relevantes si escogemos qué tareas hacer en cada momento, en función de nuestra energía disponible frente a la requerida por cada tarea?
 

Conceptos como los que acabo de explicar, son los que la Neuroproductividad tiene en cuenta para ayudarnos a vivir de una forma mucho más sosegada y satisfactoria.

Sin embargo, te invito a que no te creas nada de lo que te acabo de decir. Compruébalo en tu propia experiencia de la siguiente manera: 

Si tienes más energía por la mañana, empieza el día con las tareas más relevantes que son complejas y/o que menos te gustan.

Si tienes más energía por la tarde, haz primero tareas que te desgasten poco pero no tardes mucho (en cuanto sientes que ya estás activado) en hacer las tareas relevantes complicadas y/o que no te gustan.

¡Cuéntame en los comentarios cómo te ha ido! ¿Sueles hacer antes las tareas complejas o las sencillas? ¿Qué estrategia usas para tener que tomar menos decisiones al día? ¿Qué haces tú para administrar mejor tu energía durante la jornada? Nos encantará que nos compartas tu experiencia, escríbenos más abajo en la sección de comentarios.

¡Un abrazo conciliador!

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