Cómo REDUCIR tu CARGA de TRABAJO

Cuando a principios de 2013, Miquel y yo decidimos emprender y montar nuestra propia consultora de recursos humanos, ya hacía algunos meses que habíamos descubierto esa disciplina o conjunto de metodologías llamada "Productividad Personal", "Efectividad" o "Gestión del tiempo".

Por eso, antes de empezar ya teníamos claro que la Productividad Personal, además de ser uno de nuestros servicios principales, iba a ser uno de los pilares para gestionar nuestra empresa, y porque no decirlo, también de nuestra vida.

Era y sigue siendo emocionante poner en práctica cada nueva metodología, técnica, hábito o truco que descubrimos, y luego enseñarlo a nuestros clientes.

A finales de 2014 nos considerábamos muy productivos porque teníamos todo bajo control, no se nos olvidaba ni escapaba nada.

Esa sensación de control era increíble comparada con lo que habíamos vivido en la universidad como estudiantes o en nuestros primeros empleos por cuenta ajena.

Por otro lado, uno de los principales objetivos que nos habíamos marcado en nuestro nuevo proyecto profesional, era sólo trabajar por las mañanas en horario intensivo y tener las tardes libres. Por algo éramos nuestros propios jefes y esa tenía que ser una de nuestras ventajas laborales más destacadas.

Pero algo no iba bien…

Sin embargo, haciendo un ejercicio de honestidad, vimos que algo fallaba. Pese a ser muy productivos, cada vez trabajábamos más tardes porque sentíamos que no llegábamos a todo y eso comportaba menos dedicación a nuestra vida personal.

Nos sentíamos muy cansados, estresados e insatisfechos y nos dimos cuenta de que algo teníamos que cambiar porque el estilo de vida de aquel momento no era el que soñamos cuando decidimos emprender.

SI LAS TAREAS QUE ENTRAN EN TU SISTEMA DE PRODUCTIVIDAD (LO QUE DECIDES QUE VAS A HACER) SUPERAN EN NÚMERO A LAS QUE VAS COMPLETANDO, ALGO FALLA. TU SISTEMA NO ES SOSTENIBLE.

El descubrimiento que lo cambió todo: la Simplificación

Entonces, un día en Twitter descubrimos casi por accidente un concepto que podía ser la solución a esa insatisfacción que sentíamos.

PARA REDUCIR EN GRAN MEDIDA EL CAOS Y ESTRÉS DIARIO HAY QUE DETERMINAR EXHAUSTIVAMENTE TODO LO QUE ES IMPORTANTE EN TU VIDA Y DESECHAR EL RESTO. NO HAY OTRA, LO QUE NO SUMA RESTA.

¿Qué opinas? ¿Tiene sentido?

A esta filosofía o manera de entender la vida le llaman "minimalismo existencial", aunque nosotros preferimos llamarle “simplificación”.

La reflexión personal

Llevábamos más de 2 años creyendo ser muy productivos cuando en realidad estábamos siendo unos grandes acumuladores de objetivos, proyectos y tareas.

¿CÓMO PODÍAMOS PRETENDER IMPLEMENTAR CON ÉXITO CUALQUIER METODOLOGÍA DE PRODUCTIVIDAD CON EL ESFUERZO Y ENERGÍA QUE ESO SUPONE, SIN ANTES ELIMINAR NADA DE NUESTRA VIDA?

Y así comprendimos por qué todo lo aprendido sobre Productividad Personal funcionaba parcialmente.

TRABAJAR LA PRODUCTIVIDAD PERSONAL SIN SIMPLIFICAR ES COMO ESE HÁMSTER QUE CORRE EN SU RUEDA SIN MOVERSE DEL SITIO.

¡Claro! ¿Cómo no lo habíamos visto antes?

La reflexión con nuestros clientes

Por otro lado, íbamos a las empresas a hacer formaciones o capacitaciones sobre Productividad Personal y normalmente nuestros talleres tenían muy buena acogida entre los participantes.

Estos se llevaban una nueva metodología para planificar y organizar sus proyectos y tareas, y algunas técnicas y nuevos hábitos para incrementar su rendimiento laboral.

Sin embargo, pese al entusiasmo mostrado por parte de los asistentes a la formación, cuando hacíamos el seguimiento unas semanas más tarde, veíamos que los cambios en el rendimiento laboral no eran tan grandes cómo nos gustaría.

¿Cuál era el problema? La misma gran carga de trabajo que tenían los empleados de la organización, no permitía ni el tiempo, ni la energía necesarias para implementar esos cambios. 

Por lo tanto, pasada la inyección motivadora de la formación presencial, si no se aplicaban los cambios casi desde el primer día tras cada sesión, su impacto real en el rendimiento era más bien reducido.

La conclusión es que si vas a hacer una formación, debes reservar un tiempo en tu trabajo a posteriori para implementar los cambios. Si eso no es posible, tal vez debamos replantearnos el sentido de hacer una formación o capacitación.

Sin embargo, había otro problema. Más importante todavía. Algo tal vez más sutil, que todo el mundo sabe, pero de lo que encuentro que se habla poco- Tal vez por lo obvio que es.

En la mayoría de organizaciones, la carga de trabajo es máxima siempre. Nunca hay poca carga de trabajo. Los períodos de poco trabajo están mal vistos.

Así que, para que nunca haya poco trabajo se buscan maneras de que haya tareas por hacer sea como sea, a veces sin pensar mucho en el sentido de hacer esas actividades. 

Por eso, cuando se fijan objetivos, o se asignan proyectos, siempre se tiende al "más vale que sobren objetivos, proyectos y tareas, a que falten".

Eso significa que la carga de trabajo siempre será muy grande y muy estresante. También significa que nunca habrá mucho tiempo para implementar cambios en la forma de trabajar.

¿No sería mejor aprovechar los momentos de menor carga laboral para hacer cambios estratégicos y operativos que tengan sentido?

En resumen, no parece que sea muy efectivo hacer formaciones de Productividad Personal, si no se han fijado previamente criterios para limitar la carga de trabajo. De lo contrario, ni se podrán aplicar los cambios sugeridos, ni se va a notar un incremento real en el rendimiento laboral.

¿Qué puedo hacer, por dónde empezar?

El mundo no para, así que mientras piensas por dónde empezar a simplificar tienes que seguir lidiando con todo. Y eso amig@s, es agotador. Te desgasta muchísimo y ese mismo estrés te impide avanzar. Es un pez que se muerde la cola.

El verdadero cambio se produce cuando tomas la decisión irrevocable de ACTUAR, aunque no lo hagas bien a la primera. Es decirte en voz alta: voy a empezar ahora, mi satisfacción personal y mi salud están en juego. ¿Acaso no es eso lo más importante?

Hay dos grandes cosas por hacer para empezar a simplificar:

A.- La primera es filtrar o limitar los nuevos objetivos, proyectos y tareas que entran en tu Sistema de Productividad (lo que has decidido que vas a hacer).

Para ello necesitarás determinar unos criterios claros y bien definidos que te permitan:

  • Descartar más fácilmente propuestas que te hacen otras personas que tienen que ver con nuevos objetivos, proyectos y tareas a realizar por ti
  • Descartar de forma ágil objetivos, proyectos y tareas que en un principio te impones tú mismo/a

Los dos criterios más importantes para decidir si debes permitir la entrada a tu Sistema de un nuevo objetivo, proyecto o tarea son tu voluntad honesta de hacerla y tu energía disponible para llevarla a cabo

La clave está en implantar el hábito de descartar objetivos, proyectos y tareas en tu vida profesional y también personal.

B.- La segunda gran cosa que proponemos realizar es un proceso de simplificación o limpieza general de todos los objetivos, proyectos y tareas pendientes que has acumulado en tu vida hasta ahora y que en realidad ya no son tan importantes para ti.

Dicho así tal vez asusta, pero te aseguro que no es grave, todo lo contrario, es tremendamente liberador.

Puedes empezar por lo profesional, pero mi consejo es que incluyas también tus objetivos y proyectos personales.

¿Cómo hacer esa gran limpieza? El inventario

PARA SABER QUÉ DEBES SIMPLIFICAR PRIMERO TIENES QUE SABER QUÉ TIENES.

Si usas una metodología de Productividad Personal, muy probablemente dispongas de una lista de objetivos y/o de proyectos y tareas.

Si ese no es tu caso, nuestra recomendación es que ya sea en formato papel o digital, construyas una lista con todos los objetivos que deseas cumplir y otra lista con tus proyectos y sus correspondientes tareas (o al menos las principales).

El objetivo de estas dos listas es sacar toda esa información de tu mente y así reducir el estrés que supone tener que recordar todo lo que tienes/quieres hacer.

Una vez tienes TODO lo que quieres hacer delante de ti, viene lo más complicado: DESCARTAR.

Debes quedarte con muy pocas cosas porque van a venir de nuevas constantemente, y por muy productivo/a que seas tu ritmo de ejecución tiene un límite.

1.- ¿Con cuántos objetivos me quedo?

Antes de hablar de la cantidad de objetivos recomendada, cabe fijar el período de duración de los mismos.

Nuestra recomendación es que los objetivos duren 90 días como máximo. Pasados esos tres meses, o has cumplido el objetivo o lo descartas.

Y en tres meses con 3 grandes objetivos (2 laborales y 1 personal por ejemplo) es suficiente. No te abrumes con más. De verdad, haz la prueba y compruébalo tu mismo/a.

2.- ¿Cuántos proyectos y tareas debo tener en mi Sistema?

Esto ya es más complicado de determinar. Para ello, recomendamos que uses una lista de tareas puntuales (tanto profesionales como personales) donde incluyas las siguientes categorías:

  • Fecha de introducción de la tarea
  • Proyecto
  • Tarea
  • Responsable de hacer la tarea
  • Estado de la tarea (en espera, en curso, hecha)

Cuando inicies un proyecto escribe todas las tareas asociadas al mismo que debas hacer y no olvides escribir la fecha en la que introduces cada tarea en tu “Sistema de productividad” (cosas que has decidido hacer).

Esto servirá como criterio clave para determinar si una tarea o proyecto entero debe seguir en tu Sistema o si ya lleva demasiado tiempo “en espera” y ha llegado el momento de descartarlo definitivamente.

Nuestra recomendación es que, si un proyecto y sus tareas llevan más de 2 meses sin llevarse a cabo, ya no se van a hacer, así que debes eliminarlas de tu Sistema y así liberar espacio.

3.- ¿Cuántas tareas puedo hacer en una semana?

Cada trabajo y sector es un mundo. Sin embargo, es importante conocer los siguientes datos:

- ¿Cuánto tiempo dedicas a la semana a tareas repetitivas o de control (revisar el correo electrónico, rellenar los datos en un aplicativo, hacer un seguimiento de algún procedimiento...)? Estas tareas en principio, deben hacerse sí o sí, pero no te ayudan a avanzar en los proyectos.

- ¿Cuánto tiempo te queda para las tareas puntuales? Estas son las tareas que te ayudan a avanzar en los proyectos.

En función de esta información, tendrás una mejor idea de cómo planificar las tareas por hacer.

Imagínate que en tu trabajo tienes un 50% de tareas de control. El resto pueden ser tareas puntuales. Pero claro no serán un 50%, ya que hay que dejar espacio para los imprevistos. Vamos a poner un 25% del tiempo para imprevistos.

En conclusión, en este ejemplo solo tenemos un 25% del tiempo para tareas puntuales, es decir para avanzar en nuestros proyectos. Si nuestra jornada laboral a la semana es de 40 horas, eso significa que solo tenemos 10 horas para avanzar en nuestros proyectos.

Si ponemos que las tareas no deberían durar más de 90 minutos (si duran más tiempo deberían dividirse en subtareas de menor tiempo para poder manejarlas) y que la media de tiempo por cada tarea fueran 60 minutos. Tendríamos 10 tareas a la semana para avanzar en nuestros proyectos.

Si te planificas tareas puntuales para avanzar en tus proyectos como si tuvieras 40 horas, pero en realidad solo tienes 10, ¿entiendes porqué siempre vas estresado/a?

Por lo tanto, te recomiendo que calcules cuantas horas reales a la semana tienes para avanzar tus proyectos, y cuando tengas ese dato, tomes decisiones más realistas acerca de cuantos proyectos puedes llevar a cabo al mismo tiempo.

Será información muy valiosa para descartar proyectos y objetivos que difícilmente se van a cumplir.

Los resultados

Gracias a aplicar estos criterios cada vez Miquel y yo ponemos más foco en menos objetivos, pero los logramos todos o casi todos.

Como por ejemplo algo en lo que llevábamos mucho tiempo insistiendo sin éxito y que por fin ya es una realidad: escribir y publicar nuestro primer libro.

Los clientes que han aplicado las recomendaciones de nuestros talleres, se han dado cuenta de que han disminuido el número de proyectos, pero han ganado tanto en la calidad de los mismos, cometen menos errores y sus empleados se sienten más satisfechos. Todo esto al final, se ha traducido en más beneficios económicos para la empresa.

Esa es la verdadera Productividad Personal o (Neuroproductividad como le llamamos a nuestra forma de enseñarla aplicando la neurociencia y la inteligencia emocional), la que ya no se centra tanto en las técnicas y en las metodologías, sino que también persigue encontrar criterios para simplificar y reducir la carga de trabajo.

¡Ahora es tu turno! ¿Usas una lista de objetivos y/o tareas? ¿Usas algún criterio para simplificar estas listas? Nos encantará aprender de tu experiencia en el apartado de comentarios. Te agradecemos de antemano tu participación :-)

¡Un abrazo!

El MOMENTO CLAVE para GENERAR CONFIANZA en un miembro de tu EQUIPO

¿Cómo ADMINISTRAR mejor tu ENERGÍA para COMPLETAR MÁS OBJETIVOS RELEVANTES?