Por qué los criterios URGENTE e IMPORTANTE ya NO nos SIRVEN y cuáles podemos usar

Siempre que vamos a una organización o empresa a impartir un taller de Neuroproductividad hay un tema que sale normalmente al inicio y sin el cual, no se puede entender bien la nueva forma de organizar y planificar las tareas que proponemos.

Se trata de conocer los criterios que las personas que trabajan en esa organización usan para decidir qué tarea es mejor hacer en cada momento.

Esos criterios pueden ser personales e individuales, por lo que has aprendido a lo largo de tu vida y experiencias profesionales, formaciones a las que has asistido...

Pero también pueden ser criterios organizacionales, es decir, procedentes de la cultura organizacional no escrita (como se suelen hacer las cosas en esta empresa) o incluso algunas organizaciones disponen de algunos criterios específicos definidos por escrito acerca de la priorización de tareas. Otra cosa es que esos criterios sean claros o que realmente se utilicen.

En todo caso, a la hora de priorizar las tareas por hacer, hay una tendencia generalizada a adoptar los criterios clásicos de la matriz de Eisenhower. Sí, me refiero a esa famosa matriz en la que debes situar tu tarea en un cuadrante según dos criterios: lo urgente y lo importante.

De este modo, resultan cuatro cuadrantes:

1.- Lo urgente e importante, que debe hacerse ya.

2.- Lo no urgente pero importante, que debe planificarse muy bien para que no se quede sin hacer.

3.- Lo urgente pero no importante, que debe tratar de delegarse en la medida de lo posible.

4.- Lo no urgente ni tampoco importante, que debe eliminarse o dejar de hacerse.

Esta matriz se ha enseñado y todavía se enseña en la mayoría de los cursos y talleres de Gestión del tiempo o Productividad Personal.

Además, el conocido libro “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva” de Stephen Covey también recomienda el uso de esta matriz como base para administrar lo que hacemos con nuestro tiempo.

¿Dónde está el problema?

Esta matriz tenía sentido en los tiempos de su creador, Dwight David Eisenhower, comandante supremo de las tropas de los Aliados en el Frente Occidental en la Segunda Guerra Mundial y trigésimo cuarto Presidente de los Estados Unidos. Incluso tenía sentido cuando Stephen Covey publicó su célebre libro en 1989.

En esos tiempos el número de tareas distintas y sobre todo el número y frecuencia de los cambios en las prioridades de lo que se debía hacer, era más bien bajo pues la velocidad de la información también era menor.

Sin embargo, hoy en dia y desde principios del siglo XXI, la velocidad en la que se transmite la información se ha incrementado tanto gracias a la tecnología e Internet, que las prioridades cambian mucho mas rápido también. 

Los clientes/usuarios tienen acceso inmediato a las organizaciones por diferentes vías y eso afecta mucho a la priorización de las tareas.

Seguro que te suena lo de: lo que es urgente ahora, puede que en 5 minutos ya no lo sea tanto, o que haya una urgencia que pase por delante.

Esto es especialmente duro para los departamentos de atención al cliente y/o usuario de las organizaciones.

De este modo el criterio urgencia es mucho más variable y confuso hoy en día. A media tarea puede que ya no sea tan urgente porque el problema se ha solucionado solo o porque hay otro problema mayor, por poner dos ejemplos.

Por otro lado, el criterio de importancia es más confuso todavía, ya no solo porque al igual que la urgencia, lo que es importante ahora, puede que no lo sea tanto a los 10 minutos, sino porque además tiene un alto componente de subjetividad que añade más dificultad a la hora de discernir qué tarea debe hacerse primero.

Lo que es importante para el jefe, puede no ser tan importante para el jefe del jefe y así para todos los rangos organizativos. Lo mismo pasa cuando un compañero te pide hacer una tarea que es importante para sus objetivos pero no para los tuyos. ¡Y qué decir de las personas que tienen 2 o más jefes del mismo rango! Una autentica locura.

La mayoría de las organizaciones no tienen claros los criterios de qué es verdaderamente prioritario porque dependen del cliente o usuario, y este es tan cambiante como la vida misma.

La diferencia es que hoy en día, el cliente o usuario tiene la posibilidad de comunicar esos cambios a la organización o empresa más rápido que nunca.

Hemos acostumbrado al cliente o usuario a la gratificación inmediata para darle más satisfacción sin cambiar nuestra manera de planificar, organizar y priorizar las tareas.

Por último, toda esta velocidad informativa, exige estar atentos constantemente a los cambios en forma de avisos, nuevos correos y notificaciones, hecho que anula nuestros esfuerzos a la hora de concentrarnos.

Por no hablar, del exceso de reuniones e interrupciones de todo tipo que suceden en la actividad laboral de hoy en día.

Resulta tan difícil concentrarse en el trabajo que mucha gente, cuando debe concentrarse de verdad lo hacen fuera del entorno laboral (transporte, hogar, bibliotecas, cafeterías o restaurantes…).

La dificultad para concentrarse afecta tanto a la capacidad de ejecución de tareas y proyectos como a la calidad de los mismos.

En resumen, tenemos dificultades para determinar que es urgente e importante y que no y además muchos problemas para concentrarnos en el trabajo.

Esto es precisamente lo que viene a solucionar la Neuroproductividad, con la que pretendemos transmitir los conocimientos y buenas prácticas que permitirán enfrentarse estas dificultades.

Uno de los ejes principales de la Neuroproductividad es que los criterios urgente e importante dejan de utilizarse como los habíamos utilizado hasta ahora.

Redefinición de criterios

En lo que refiere al criterio de la urgencia, diferenciamos entre:

  • Las urgencias reales: las que si no se hace la tarea antes de una hora o fecha, deberemos afrontar consecuencias negativas o incluso esa tarea ya no se podrá hacer.
  • Las urgencias subjetivas: las que se ponen para ir tirando o avanzar o que son urgencias para los objetivos de otras personas.

Estas últimas ya las descartamos como criterio. Por lo tanto, a efectos prácticos solo definiremos como urgencias las que son reales.

Por otro lado, añadimos un nuevo criterio relacionado con la urgencia:

  • Tareas en serie: aquellas que si no las hacemos, otras personas no pueden avanzar en su trabajo.

Respecto al criterio de importancia, recomendamos dejar de usar ese concepto, debemos afinar mucho más. 

Los sustitutos de ese criterio van a ser:

  • El impacto económico: en el que deberemos definir a partir de qué cifra económica una tarea o proyectos son prioritarios o establecer comparaciones entre los mismos según su trascendencia económica.
  • El impacto no económico: es decir, todo lo que hace referencia a elementos que no tienen que ver directamente (aunque sí indirectamente) con la economía como es todo lo relativo al cuidado y salud de las personas que trabajan en la organización, factores sociales o el cuidado de nuestro medioambiente. En función del sector de la organización o incluso del departamento también pueden existir impactos no económicos específicos.

Todos estos criterios deberán definirse de forma más concreta para cada organización y deberían ser conocidos por todas las personas que trabajan en ella.

Eso permitirá que la toma de decisiones sea mucho más rápida y acertada que si no existen criterios claros. Los beneficios de esto son el aumento de la productividad e incluso un incremento en la calidad de los servicios/productos.

Un nuevo criterio

Respecto al tema de mejorar la capacidad de concentración respecto a la realidad laboral actual, apostamos por añadir un criterio nuevo que consiste en tener en cuenta, el nivel de energía o frescura mental de cada momento en relación al desgaste energético que supone cada tarea.

Es decir, trataremos de organizar nuestros quehaceres de modo que las tareas que supongan más consumo energético y que nos exijan más concentración, las haremos en los momentos del día en los que nos sintamos con más energía

Para ello tendremos que tener en cuenta si somos personas matutinas (sienten más energía por la mañana) o vespertinas (sienten más energía por la tarde).

Cuando tienes más energía también tienes más resistencia a desconcentrarte.

Por eso, el criterio energía va a ser cada vez más importante si queremos optimizar nuestro esfuerzo y obtener mejores resultados en nuestro desempeño.

Aquí puedes leer un artículo donde explicamos más en detalle la relación entre la energía y el tipo de tarea a realizar.

Conclusión

En resumidas cuentas, los criterios a la hora de priorizar las tareas que sigue la Neuroproductividad son:

1er Bloque (Tiempo)

  • Urgencias reales: si no se hace la tarea antes de una hora o fecha concreta, deberemos afrontar consecuencias negativas o incluso esa tarea ya no se podrá hacer.
  • Tareas en serie: si no las hacemos, otras personas no pueden avanzar en su trabajo.

2º Bloque (Energía/concentración)

  • Nivel de energía: planificamos y hacemos las Tareas Complejas cuando tenemos más energía y frescura mental y las Tareas Simples las dejamos para momentos de menor energía.

3er Bloque (Foco)

  • Impacto económico: definiremos a partir de qué cifra económica una tarea o proyectos son prioritarios o estableceremos comparaciones entre los mismos según su trascendencia económica.
  • Impacto no económico: definiremos qué criterios no económicos específicos (seguridad y salud de las personas de la organización, factores sociales o medioambientales) que indican la prioridad de una tarea o proyecto frente a otro.

¡Cuéntame en los comentarios qué te parece el artículo! ¿Usas algunos de los criterios mencionados? ¿Cómo priorizas tus tareas? ¿Tienes alguna duda sobre cómo implementar los nuevos criterios en tu organización? Nos encantará que nos compartas tu punto de vista, escríbenos más abajo en la sección de comentarios.

¡Un abrazo conciliador!

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