Cómo IMPLEMENTAR con ÉXITO los CONSEJOS de una formación en NEURO PRODUCTIVIDAD

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Aunque en la mayoría de formaciones o capacitaciones sobre el Neuroproductividad que impartimos Miquel y yo, incluimos muchos ejercicios prácticos y mandamos “deberes” entre sesiones, el momento de la verdad para consolidar los cambios, ocurre en el primer segundo tras terminar la última sesión.

En la gran mayoría de las formaciones también incluimos un seguimiento. Sin embargo, muchas personas, ya sea por un alto volumen de trabajo, pereza o incluso un poco de vergüenza, prefieren no plantearnos sus dudas.

Y es por ese motivo que este artículo pretende ser una pequeña guía de cómo implementar todos los cambios que hemos enseñado en la formación, una vez ésta ha finalizado.

Antes que nada, comentar que existe una resistencia principal que va en contra de seguir cualquier pauta que recomendamos para planificarse y organizarse de forma más efectiva.

Es un creencia muy común que se resume en la siguiente frase:

“Tardo más en planificarme que en hacer las tareas directamente”

Sin embargo, hay que tener en cuenta estos dos argumentos:

PARA OBTENER UN RESULTADO REQUIERE QUE LE DEDIQUES UN TIEMPO

¿Cuánto tiempo se necesita para obtener un título universitario, ganar una competición deportiva, ahorrar dinero para un plan de pensiones, preparar una nueva formación, conseguir fidelizar a un cliente, diseñar un producto nuevo, crear un nuevo servicio?

USA TU TIEMPO PARA AHORRAR ENERGÍA

¿De qué te sirve ahorrar tiempo evitando planificar de forma inteligente lo que debes hacer, si luego por no organizar bien tu trabajo, te desgastas innecesariamente y estás tan cansado que para hacer una tarea con la misma calidad necesitas más tiempo para completarla?

Somos muy conscientes de que si no estás acostumbrado a planificarte, al principio representa un esfuerzo extra a la ya gran carga laboral que seguro que tienes.

Sin embargo, debes tener muy claro que para implementar nuestras recomendaciones, necesitarás:

1.- Tiempo para planificar (de forma permanente)

Para que tu sistema de planificación de proyectos y tareas se mantenga fiable y efectivo, es imprescindible que a partir de ahora reserves un tiempo diario (10 minutos) y semanal (25 minutos, por ejemplo el viernes), para llevar a cabo las tareas de mantenimiento del sistema (limpieza, orden, priorización) y que así éste siga siendo útil.

En realidad, la tarea de mantener el sistema y planificar, es la tarea más importante de la semana, porque es la única que tiene como objetivo optimizar tu energía y así dedicarle el tiempo justo y necesario a cada tarea.

2.- Tiempo para implementar los cambios (de forma temporal)

Durante las primeras semanas tras la formación, necesitarás reservar un tiempo extra para implementar los cambios y los nuevos hábitos o técnicas se han mostrado.

Plantéatelo como si se tratase de un proyecto con un cliente en el cual el cliente eres tú.

Recomendamos unos 30 minutos semanales, eso sí, que sea en un momento del día en el cual tengas un nivel de energía alto o medio. Los cambios siempre requieren un nivel de energía elevado, de lo contrario las resistencias mentales nos vencerán con facilidad.

De acuerdo, pongamos que estás reservando tiempo para planificar y hacer las revisiones y tareas de mantenimiento del sistema que te hemos recomendado en la formación.

Por otro lado, pongamos que también estás reservando tiempo para implementar las recomendaciones y cambios que has aprendido en las sesiones.

Pero seguramente te estarás preguntando, ¿por dónde empiezo?

La lista de implementación de cambios

Nuestro consejo es que hagas una lista de todos los cambios que has aprendido que te gustaría implementar a la hora de planificar y ejecutar tu trabajo.

A continuación expongo algunos ejemplos de cambios que solemos proponer.

  • Crear una nueva organización de las carpetas del correo electrónico que facilite mantener la Bandeja de Entrada vacía (Inbox 0)

  • Crear plantillas con mensajes predefinidos habituales para el correo electrónico

  • Usar el post-it de la concentración

  • Lista de tareas para delegar

  • Crear tus secuencias de tareas diaria para empezar el día

  • Define tus burbujas energéticas del día y haz las tareas complejas o pesadas entonces

  • Usa una app para la gestión de los ciclos de trabajo-descanso

  • Lista de tareas que eliminar o que no debes hacer

  • Lista de tareas que automatizar con software

  • Crea una checklist o lista de verificación con las minitareas ordenadas que debes hacer para completar un procedimiento habitual (por ejemplo: redactar un informe).

  • Crear tu propio ritual para irte a dormir antes y descansar mejor

  • Bloquea tiempo para tu ocio personal y social de forma diaria

  • Cómprate una botella para el agua que lleves siempre contigo y asegúrate de hidratarte convenientemente

Una vez tienes todo el listado de cambios, debes de ordenarlos por prioridad ya que no puedes (ni debes) integrarlos todos a la vez.

¿Cuáles son los criterios más adecuados para priorizar los cambios?

1.- Cambios que te ayuden a ahorrar energía: empieza por los cambios que te ayuden a reducir el gasto energético mental que inviertes en algunas tareas y procedimientos habituales.

2.- Cambios que multipliquen tu tiempo: prioriza los cambios que una vez hechos, te permitan reducir o agilizar el tiempo que consumes habitualmente en hacer algunas tareas y procedimientos.

3.- Cambios que disparen tu energía: prioriza los cambios que te permitan disponer de más energía o frescura mental.

Vamos a ver ahora los mismos ejemplos de los cambios que queremos implementar tras la formación, pero ordenados en base a los criterios que acabo de explicar y además de mayor a menor impacto.

LISTA DE IMPLEMENTACIÓN DE CAMBIOS

1.- Cambios que te ayuden a ahorrar energía (de mayor a menor impacto)

  • Define tus burbujas energéticas del día y haz las tareas complejas o pesadas entonces

  • Crear una nueva organización de las carpetas del correo electrónico que facilite mantener la Bandeja de Entrada vacía (Inbox 0)

  • Crea una checklist o lista de verificación con las minitareas ordenadas que debes hacer para completar un procedimiento habitual (por ejemplo: pasos a seguir para redactar un informe).

  • Crear tus secuencias de tareas diaria para empezar el día

  • Usa una app para la gestión de los ciclos de trabajo-descanso

2.- Cambios que multipliquen tu tiempo (de mayor a menor impacto)

  • Lista de tareas que eliminar o que no debes hacer

  • Crear plantillas con mensajes predefinidos habituales para el correo electrónico

  • Lista de tareas para delegar

  • Lista de tareas que automatizar con software

  • Usar el post-it de la concentración

3.- Cambios que disparen tu energía (de mayor a menor impacto)

  • Crear tu propio ritual para irte a dormir antes y descansar mejor

  • Cómprate una botella para el agua que lleves siempre contigo y asegúrate de hidratarte convenientemente

  • Bloquea tiempo para tu ocio personal y social de forma diaria

Ahora que ya tenemos la lista ordenada según los criterios explicados y la magnitud del impacto del cambio, la idea es usar esos 30 minutos semanales para implementar las recomendaciones siguiendo el orden.

De este modo, el avance será paulatino pero seguro.

Un par de cosas más.

La primera es que debes tener en cuenta que cada persona es diferente. Por lo tanto, aunque sigas los mismos criterios, puede que priorices diferente y que el impacto de cada medida sea también distinto.

En resumen y aunque a priori es algo obvio, la lista de implementación de cambios SIEMPRE debe ser personalizada. De ahí, la importancia de que los expertos supervisemos esa lista de cambios en la fase del seguimiento.

Y la segunda cosa a tener en cuenta, es que evidentemente, no todas las medidas nos van a tomar el mismo tiempo.

Existe la tendencia a realizar primero las que cuestan menos tiempo de implementar. Sin embargo, recomiendo que aunque debas invertir más tiempo, empieces con los consejos que van a tener mayor impacto, pues a medida que pasen los días, va desapareciendo la potencia de la formación presencial y la motivación por esforzarse en implementar los cambios.

¡Ahora es tu turno! ¿Qué sueles hacer tú para implementar los cambios propuestos tras una formación? ¿Qué tipo de seguimiento te gustaría recibir después de una formación o capacitación sobre productividad personal o gestión del tiempo? Déjame tus impresiones en el apartado de comentarios : ) ¡

¡Muchas gracias por leer hasta aquí y ánimo con las mejoras!

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