Cómo hacer un RESET en tu SISTEMA de PRODUCTIVIDAD

Antes que nada quiero explicar a qué me refiero con “Sistema de Productividad”.

Para mi el Sistema de Productividad es todo aquello de lo que dispones (lo uses o no) que te permite producir, hacer cosas, terminar tareas y/o cumplir objetivos.

Y me refiero tanto a elementos analógicos como a elementos digitales.

Lo único que no voy a tratar aquí es el cuerpo humano, que evidentemente es imprescindible para producir y que al tratarse de un sistema muy complejo, merece una o varias publicaciones aparte. Aquí algunas de ellas: Conviértete en la persona con MÁS ENERGÍA del mundo o ATENCIÓN y NEUROCIENCIA para multiplicar tu PRODUCTIVIDAD.

Dentro de lo analógico, encontramos desde la clásica libreta de papel para la toma de notas o para crear tus listas de tareas, hasta los post-it o el bolígrafo para escribir. Incluimos también tu agenda de papel, tus libros, tus revistas y tus catálogos. También el mobiliario, desde esa pizarra colgada en la pared donde anotas cómo van tus proyectos o los de tu equipo, hasta tu mesa y silla de trabajo. Y no nos olvidemos de los archivadores físicos, aunque cada vez están más en desuso gracias al movimiento paperless.

Cuando hablo de lo digital, me refiero tanto al hardware (dispositivos) como al software (programas o apps) que tenemos.

Respecto al hardware básicamente tenemos los ordenadores, las tablets y los smartphones. Pero hay más, como los dispositivos para leer ebooks, las cámaras, los smartwatches u otros wearables.

En cuanto al software, este incluye tu correo electrónico, tu sistema de carpetas digital, tu escritorio digital, tu carpeta de mis descargas, tu carpeta de favoritos, tus redes sociales, tu sistema operativo, tu navegador de internet y sus extensiones.

También incluimos todos los programas de escritorio u online de que dispones como los procesadores de texto, los creadores de presentaciones o de hojas de cálculo, las aplicaciones para guardar tus notas o información útil, el calendario digital o los programas para generar listas de tareas o para medir cómo distribuyes tu tiempo. Incluimos en esta categoría el software para editar vídeos o grabar el audio de un podcast.

Y claro está, también tenemos en cuenta todas las apps que utilizas para producir que hay en tu smartphone o tablet.

Me he dejado muchas cosas, lo sé, pero mi objetivo es que tomes consciencia de que está compuesto tu “Sistema de Productividad”.

Probablemente esta primera enumeración incluya muchas más cosas de las que pensabas en un primer momento. ¿Es eso cierto?

¿Qué significa hacer un RESET en el Sistema de Productividad y por qué debería hacerlo?

Si traducimos la palabra inglesa “reset” tenemos algo así como “reiniciar” o “restablecer”.

Y es que con nuestra actividad frenética y el paso del tiempo, acumulamos mucha información en el “Sistema” de la que no se ha decidido qué hacer con ella, si guardarla de forma ordenada o si desecharla.

Por poner un ejemplo clásico de acumulación de información, tenemos esas bandejas de entrada de los correos electrónicos repletas de mensajes que no se han guardado en su carpeta correspondiente y que siguen generando ruido mental cuando revisas tu email.

De la misma forma, en nuestra parte del “Sistema” que llamamos listas de tareas o calendario (para los que usáis el calendario para anotar tareas), se acumulan las tareas pendientes. Sí, esas que vamos posponiendo semana tras semana y que sabemos que no vamos a hacer nunca, pero no vaya a ser, que el viernes a última hora me dé por hacerlas. Sí, claro…

Así que en nuestro “Sistema de Productividad” se acumulan “DECISIONES PENDIENTES”.

Por lo tanto, hacer un RESET significa entre otras cosas, tomar esas decisiones pendientes de una vez por todas. O por decirlo de otra manera, hacer una LIMPIEZA GENERAL de decisiones pendientes.

Por otro lado, parte de nuestro “Sistema de Productividad” analógico y el hardware del apartado digital, se van desgastando y ya no funcionan tan fluidos y rápidos, lo que obviamente perjudica a nuestro rendimiento. ¿Es momento de cambiarlos? Otra decisión pendiente.

En el caso del hardware, siempre es bueno formatear el Sistema Operativo de vez en cuando, al mismo tiempo que hacer limpieza de todos aquellos programas o aplicaciones que ya no usamos, pues consumen recursos y hacen que nuestro software vaya más lento. Y esto sirve tanto para el PC, como la tablet o el smartphone.

¿Por qué nos cuesta tanto hacer ese RESET? Muchas veces no nos damos cuenta de ello porque el desgaste y la acumulación se producen tan poco a poco que solo notamos la diferencia cuando hacemos el RESET.

Al final, nuestro “Sistema de Productividad” ha perdido fuelle tanto por el desgaste físico, como por el desgaste mental y emocional que supone saber que tienes muchas decisiones por tomar.

Eso nos genera una ansiedad que va en contra de nuestro rendimiento óptimo porque nos roba mucha energía.

Por todo esto y en favor de nuestra productividad, es muy recomendable hacer un RESET en nuestro “Sistema” al menos una vez al año (aunque mejor dos).

En mi opinión, hacer el RESET antes de irnos de vacaciones o antes de empezar el nuevo año son excelentes momentos.

post RESET PRODUCTIVIDAD.png

¿Por dónde empezar?

Por aquella plataforma en la que más te angustia que se acumule información.

Después seguir con la segunda y así hasta terminar.

Ahora voy a ir repasando todo mi “Sistema de Productividad” y te iré contando cómo hago el RESET en cada dispositivo, plataforma o “microsistema”.

Finalmente, voy a explicar en qué orden hago yo el RESET del “Sistema de Productividad” a modo de ejemplo.

a) El Correo Electrónico

No me lo digas. Cientos o miles de mensajes en tu bandeja de entrada.

Cuando en los talleres de Neuroproductividad explicamos que esos mensajes abiertos o sin abrir en la bandeja de entrada generan un “ruido visual y mental” que nos quita energía, nos suelen cuestionar.

En realidad es muy simple, prueba a trabajar con la bandeja vacía, la diferencia es enorme pero no me creas, experiméntalo tú mismo/a.

Además, cuando la dejas vacía sientes una sensación de logro muy placentera que te hace sentir productivo/a y que te anima a mantenerla a cero.

Tal vez ahora te estés preguntando: ¿pero de dónde saco yo tiempo para organizar 5000 mensajes?

Muy sencillo, no lo necesitas.

Crea una carpeta que se llame “Mensajes antiguos” o “ Mensajes antes de (la fecha de hoy)” y guarda en ella todos los mensajes que tienes en la bandeja de entrada.

Ya tienes el RESET del correo hecho.

Sin embargo, el objetivo de este artículo no solo es explicarte cómo hacer el RESET de tu “Sistema”.

También te quiero contar cómo aprovechar esta “limpieza general” para rediseñar cada “microsistema” (en este caso el correo electrónico) dentro de tu “Sistema de Productividad”.

ACCIONES PARA EL REDISEÑO DEL MICROSISTEMA CORREO ELECTRÓNICO

Acción 1 - Crea un nuevo “microsistema” con solo 3 carpetas principales como el siguiente:

  • TAREAS ACTIVAS - Carpeta con los correos que te han enviado que contienen información útil para hacer tareas que todavía no se han terminado.

  • EN ESPERA - Carpeta con los correos que has enviado tu, y de los que esperas una respuesta de otra persona.

  • ARCHIVO - Carpeta con todas las subcarpetas y mensajes correspondientes según si prefieres organizar por temas, departamentos, personas o proyectos. La idea es que aquí se guarden solo los correos con lo que ya no tengas que hacer ninguna acción. El archivo sirve de almacén por si alguna vez hay que consultar alguna cosa y así evitar que estén en la bandeja de entrada generando “ruido”.

Acción 2 - Elimina todas las suscripciones de las newsletters o boletines que ya no te interesen. ¿Tienes miedo de perderte información importante? ¿Tienes 20 mensajes por abrir desde hace 6 meses de una newsletter? Créeme, entonces no necesitas esa información. No te engañes más. Tu productividad está en juego.

b) Las carpetas y las notas de tu Bloc de Notas Digital

Casi todo el mundo dispone de un bloc de notas.

Algunos lo tienen en el PC, otros en el smartphone, otros en ambos de forma sincronizada y otros en papel.

El único caso que voy a tratar aparte en otro apartado será el de papel.

Hay muchas maneras de disponer de un bloc de notas digital, desde un simple procesador de textos o una hoja de cálculo hasta programas específicos más complejos como Evernote, OneNote, Nervernote o Google Keep.

Recuerdo el primer día que usé Evernote. Me pareció una auténtica maravilla. Por fin podía anotar y almacenar en un mismo lugar, de forma ordenada y además en sincronización con mi PC y mi smartphone, todas las ideas, información y recursos que iban apareciendo en mi vida.

Sin embargo, pronto me di cuenta de que se estaba convirtiendo en un auténtico monstruo.

Una vez creado el primer conjunto de carpetas iniciales, a medida que vayamos capturando notas nuevas surgirá también la necesidad de crear nuevas carpetas, cuya temática no hubiese quedado recogida en las carpetas iniciales. Es lo que se conoce como crecimiento orgánico.

Es decir, nuestro microsistema de carpetas no es algo rígido sino que está vivo y va cambiando con el tiempo según las necesidades que van surgiendo.

De hecho, para que sea más intuitivo organizar y encontrar la información, a veces incluso creamos grupos de carpetas, que agrupan varias subcarpetas que están relacionadas entre sí, añadiendo complejidad al “Sistema”.

Una de las cosas más importantes que he aprendido en los últimos años es que las personas que confían en que en cada momento tendrán a su disposición todo lo que necesitan para seguir creciendo y aprendiendo son más productivas que el resto.

Esa confianza en la vida y en sus capacidades personales, les aleja de las creencias relacionadas con el miedo como por ejemplo, “voy a necesitar esto y luego no lo voy a encontrar”, o “y si alguien me lo pide y no lo encuentro”, o “esta información me sirve como prueba para que luego no me ataquen”.

Este tipo de creencias nos roban muchísima energía y hacen estragos en nuestro “Sistema de Productividad”, pues suponen más volumen y/o peso y así cuesta mucho más avanzar.

Suelta lastre y viaja ligero de equipaje.

Hay dos hábitos clave que evitarán la desorganización y el caos.

El primer hábito es filtrar muy bien a la hora de capturar la información. Pues a más capturas mayor volumen en el “Sistema” y por lo tanto, mayor necesidad de ir creando carpetas nuevas.

Piensa que cada captura de información implica posteriormente tomar decisiones: ¿cuando lo voy a usar?, ¿puedo eliminarlo ya o lo mantengo más tiempo? Estas “decisiones pendientes” implican un gasto energético para mi cerebro que afecta negativamente a mi productividad.

Por lo tanto, captura lo mínimo. Si tienes dudas sobre capturar o no, no captures.

El segundo hábito es hacer limpieza de forma periódica. Si no hay limpieza el ruido sigue ahí. Parece que no está, pero está. Es como aquellas aplicaciones del smartphone que no usas, parece que no, pero consumen parte de la energía de tu batería en segundo plano.

Cada vez que entraba en mi Evernote y veía esa cantidad desproporcionada de carpetas así como el número de notas totales, me venía un mismo pensamiento: “algún día debería de hacer limpieza”.

Y esa aparente pequeñez, me robaba energía un día tras otro. En realidad, solo te das cuenta de esto cuando haces la limpieza y lo ves mucho más simple y minimalista. Hay que vivir la experiencia para entenderla.

Precisamente este segundo hábito corresponde a hacer el RESET de este microsistema.

  1. - Revisa el “esqueleto” o estructura de carpetas que has creado para que sea lo más eficiente posible, tanto para encontrar la información, como para tomar la decisión de dónde guardar cada nota. Puedes usar un documento simple o un papel con el nombre de todas las carpetas y subcarpetas que te ayude a redefinir la estructura. Y recuerda, menos es más.

  2. - Elimina las carpetas que ya no te sirvan.

  3. - Desecha todas las notas que ya no te aporten valor o que haga mucho tiempo que no revisas. ¿Cuánto tiempo? A mi un año me parece un criterio generoso. Si quieres ser más estricto prueba con 6 o 3 meses. Un consejo, si tienes dudas sobre si una nota va a ser útil o no, elimínala.

  4. - Finalmente, fija una fecha y anótala en el calendario o agenda para la siguiente revisión de carpetas. Cada 6 meses o una vez al año será suficiente.

EL ORDENADOR, COMPUTADORA O PC

c) Las Carpetas para organizar los archivos en el PC / Servidor/ GoogleDrive/ OneDrive

Tanto la explicación como el procedimiento para este caso es el mismo que el explicado para las carpetas del bloc de notas digital que acabas de leer.

La única diferencia es que ahora hablaremos de archivos o documentos en lugar de notas.

Por cierto, hay dos carpetas que merecen apartado propio a la hora de organizar y que explicaré en los siguientes apartados: el escritorio digital y la carpeta de mis descargas.

d) El Escritorio Digital del PC, ordenador o computadora

¿Qué tal? ¿Quedan espacios libres? ¿O lo tienes a reventar de iconos?

Aquí el RESET resulta bastante sencillo.

  1. - Elimina todos los accesos directos que se crean cuando instalas el programa en cuestión.

  2. - Elimina los documentos que ya no sean útiles.

  3. - Guarda los documentos que sean útiles en su carpeta correspondiente. Por eso, es importante hacer el RESET del microsistema de carpetas digitales que te acabo de explicar antes de ponerte con el escritorio.

ACCIONES PARA EL REDISEÑO DEL MICROSISTEMA ESCRITORIO DIGITAL

Acción 1 - En el escritorio solo debería haber 2 carpetas:

  • Un acceso directo a tu directorio general de carpetas

  • Una carpeta temporal para los documentos en uso que no tienen carpeta asignada (una vez a la semana debería revisarse esta carpeta y hacer limpieza).

Acción 2 - Actúa con tu escritorio como si fuera tu bandeja de entrada del correo. Tu objetivo es que cada día quede a cero como te he explicado con el email.

e) La carpeta de Mis Descargas del PC

¿A tope, verdad? A esta carpeta también le llaman el baúl de los recuerdos. Cuenta la leyenda que hay gente que ha encontrado allí las fotos de su comunión! XD

Aquí el RESET es simple también.

  1. - Elimina los documentos que ya no sean útiles.

  2. - Guarda los documentos que sean útiles en su carpeta correspondiente.

ACCIONES PARA EL REDISEÑO DEL MICROSISTEMA DE LA CARPETA MIS DESCARGAS

Elimina esa carpeta y configura tu ordenador para que tus descargas vayan directamente al escritorio. Como te he comentado en el apartado anterior, cada día debe quedar el escritorio sin documentos. Así se acabó el problema de acumular documentos en la carpeta de mis descargas.

f) Los programas del PC, ordenador o computadora

RESET fácil y rápido.

Elimina los programas que no uses.

Un buen criterio para ello es el tiempo que hace que no los usas.

Por cierto, aprovecha para eliminar las notificaciones de todos los programas que tengas, actualiza los que estén en versiones desfasadas y pasa el antivirus.

Y si quieres ya la matrícula de honor, formatea tu sistema operativo.

g) La carpeta de Favoritos o Marcadores del navegador de internet

Otro vertedero de información.

Lo primero que te diría es que te olvides de usar la opción “marcar como favorito o añadir a la carpeta de favoritos”.

¿Por qué?

Porque es tan caótico como organizar las carpetas de tu bloc de notas digital o las carpetas de tu PC, y más vale no añadir más peso al “Sistema”. Ya sabes, menos es más.

Hay dos tipos de URL’s que guardamos:

  • Las que visitamos más a menudo y que por lo tanto queremos acceder rápido cada vez que entramos.

  • Las que contienen información de consulta o recursos online.

Mi recomendación es que para la información de consulta integres la información en tu propio bloc de notas digital, como si fuera un recurso más.

Y para el caso de las webs más visitadas te recomiendo que uses alternativas más visuales y ágiles, como los paneles de Symbaloo o los lanzadores (launchers) de programas o webs, que acceden a ellas rápidamente usando combinaciones de teclas (shortcuts) como Fingertips, Quicksilver o Wox.

¿Cómo hacer el RESET de lo que tenemos almacenado hasta el momento?

Recuerdo que la primera vez que lo hice tenía más de 2.000 URL’s.

Borré la carpeta entera sin apenas mirar qué había dentro. Sabía que si lo hacía me iba a costar mucho esfuerzo y tiempo y no tenía sentido. ¿Y sabes qué? Es de las mejores decisiones que he tomado jamás.

¿Cómo serán los RESETS posteriores?

Para la información de consulta, al estar integrado en tu bloc de notas digital, será en el mismo momento que hagas la limpieza del bloc de notas.

Para las URL’s de consulta habitual, consistirá en revisar el sentido y organización de los paneles de Symbaloo o de las URL’s que tienes almacenadas en los lanzadores (launchers).

SMARTPHONE / TABLET

h) La Galería de archivos

Fotos, vídeos, audios… de todo un poco en este “nuevo” contenedor de información que casi todos tenemos.

No cabe duda de que es uno de los lugares en los que más rápido se acumula información, y además de gran tamaño o peso, dada la resolución y calidad de imagen y vídeo que ofrecen los dispositivos actuales.

La mayoría de la gente solo hace limpieza cuando reciben este fatídico mensaje:

“Queda poco espacio de almacenamiento en su dispositivo”

Demasiado tarde. La pereza por hacer esta limpieza es enorme y mucha gente borra algunos pocos archivos hasta que se vuelve a llenar. Este proceso suele durar hasta que cambias de smartphone.

Lo ideal sería hacer limpieza una vez por semana.

En este RESET semanal deberíamos eliminar aquellos archivos que no nos interesan y guardar en algún lugar fuera de la memoria física del smartphone los archivos interesantes o útiles.

De hecho, el RESET es el mismo si tienes la memoria llena, lo único que va a variar como es obvio, es el tiempo de ejecución de dicha tarea.

Hay varios problemas habituales que por supuesto, tienen solución.

El primer problema es el número elevadísimo de fotos que hacemos, claro cómo son gratis… Qué tiempos aquellos en los que tenías que esperar a revelar el carrete de fotos y en los que tampoco podías pasarte mucho haciendo fotos sin ton ni son porque cada carrete tenía un número de fotos limitado y un coste.

Cuando haces tantas fotos, luego viene la ardua tarea de hacer la selección de las mejores fotos para publicarlas en las redes sociales o crear un álbum impreso para el recuerdo.

Mi recomendación es que seas muy selectivo antes de hacer las fotos y te fijes unos límites. Por ejemplo, antes de visitar una ciudad o hacer una excursión, escoge el número máximo de fotos con las que vas a quedarte (como si fuese un carrete limitado de los de antes). Acabada la actividad, escoge ese número límite máximo de fotos y desecha el resto. Así, te será mucho más rápido proceder al guardado de esas fotos en la nube o en otro dispositivo. De este modo, tardarás mucho menos tiempo en hacer el RESET semanal.

El segundo problema es la gran cantidad de fotos y vídeos que recibimos por WhatsApp (sobre todo en los grupos) o otras aplicaciones de mensajería instantánea. Es una barbaridad dedicar tiempo a eliminar cada archivo uno a uno si recibes 200 por semana, por ejemplo.

Por eso, lo mejor es ser proactivo y desactivar la opción en WhatsApp de que todos los archivos multimedia recibidos se guarden en tu galería. Aquí explican cómo hacerlo en Android y en Iphone.

i) Las Apps de tu smartphone o tablet

Muy sencillo. Ve al apartado de la configuración de tu dispositivo donde está el listado completo de aplicaciones. Normalmente, este listado también nos da una información muy útil, que es cuando fue la última vez que usaste cada aplicación. Este criterio nos servirá para determinar de forma objetiva si debemos eliminar cada app o no. De todas formas, no tiene porqué ser el único criterio empleado para tomar esa decisión.

Puede ser útil fijarnos un nombre limitado de aplicaciones.

Ya que revisarás todas las apps aprovecha para deshabilitar las notificaciones.

Una vez hecha la limpieza, es un buen momento para reorganizar el sistema de carpetas dentro de los escritorios de tu smartphone o tablet. Hay personas que no saben que se pueden crear carpetas para agrupar apps similares y así que acceder a ellas sea más rápido al no tener que buscar en múltiples escritorios. Para crear una carpeta es tan fácil como arrastrar el icono de una app encima de otra. Automáticamente se crea una carpeta a la que debes poner un nombre.

Finalmente, te aconsejo que limites el número de carpetas totales así como el número de escritorios.

j) Los SMS

Cuando todo el mundo los daba ya por muertos, algunas compañías se dieron cuenta de que los SMS, al ser una plataforma de mensajería en desuso entre los usuarios particulares, podía ser muy útil para tener más visibilidad que en las redes sociales o el correo electrónico donde ya hay demasiado “ruido”.

Así que de vez en cuando nos llegan estos mensajes.

El RESET puede durar tanto tiempo como el que necesites para pulsar el botón de “Eliminar todos los mensajes”.

k) Lista de Contactos del teléfono

Seguramente sea la categoría en la que hacer limpieza.

Antes de pulsar el botón de borrar contacto, suele aparecer ese miedo de “y si algún día necesito ponerme en contacto con esa persona y no tengo su número?”

¿De quién estamos hablando? ¿De aquella persona que hace 2 años que no intercambias palabra alguna?

Si por lo que fuera necesitases hablar con esa persona, ya le enviaras un mensaje a través las redes sociales o le pedirás a alguien que tengas en común su número de teléfono.

Borra contactos sin compasión. Libera tu espacio mental y emocional de la dependencia psicológica que tal vez mantienes con algunas personas. Si quieres que llegue gente nueva en tu vida, debes dejar salir primero a algunas personas que ya han cumplido la función que tenían en tu vida. Agradece tu experiencia vivida con ellas (aunque sea algo dolorosa) y libérate.

l) Las Conversaciones y los grupos de Whatsapp y otras apps similares

¿Eres de revisar las conversaciones que mantienes una y otra vez y a veces te quedas como “enganchado” a las situaciones pasadas?

¿Te agobia estar en tantos grupos de WhatsApp a la vez y sentirte inundado de información irrelevante día tras día?

Si la respuesta es sí a alguna de estas preguntas, este es el RESET que necesitas.

Camino rápido: dirígete al historial de chats y dale al botón de “eliminar todos los chats”.

Camino largo: revisa cada conversación y/o grupo de Whatsapp una por una y eliminar todas las que no sean imprescindible de mantener.

Si te apetece saber cómo gestionar tus emociones cuando usas el WhatsApp aquí te dejamos una charla sobre el tema.

REDES SOCIALES

m) Las Notificaciones que recibes

Todas las redes sociales tienen un sistema de notificaciones para avisarte cuando te mencionan en alguna publicación, o recibes algún tipo de interacción en tus propias publicaciones. Algunas también te avisan de cambios en la actividad o nuevas publicaciones de algunos de tus contactos.

Aquí más que un RESET lo importante es determinar qué tipo de notificaciones deseas recibir y por qué medio.

En el apartado de notificaciones de las redes sociales puedes escoger qué quieres que se te notifique y que no. Mi recomendación es que escojáis el menor número de casos en los que deseas recibir una notificación.

Por otro lado, también quiero aconsejarte que elimines la recepción de notificaciones de las redes sociales en tu smartphone. Es una fuente de distracciones infinita y hay que empezar a darle el valor que tiene a nuestra atención.

Por eso, en mi caso solo entro 2 veces al día en las redes sociales (mediodía y noche) y siempre desde mi ordenador (excepto Instagram).

n) Contactos / Personas y páginas que sigues

Este RESET es muy importante. El objetivo es que en tu muro de noticias solo aparezca la información que de verdad te interesa y te aporte valor.

Para ello, hay que escoger muy bien quiénes son nuestros contactos y sobre todo de quiénes de ellos queremos ver la información que comparten.

En Twitter y en Instagram, sigue solo a las personas que de verdad su contenido de aporte valor en el momento presente. En este caso también es interesante ponerte un límite de personas a quién seguir. ¿Es realista o tiene sentido seguir a más de 1.000? ¿500? ¿300? Es cierto que a veces tienes amistades o conocidos que os seguís mutuamente por quedar bien. En ese caso, siempre puedes silenciar su contenido si realmente no te aporta valor.

En LinkedIn puedes tener 30.000 contactos directos para poder enviarte mensajes privados con ellos. Escoge a personas a quienes le interese de verdad tu actividad o que te interese a ti la suya (o que haya interés recíproco, lo cual es fantástico). A las personas a quienes le interese tu actividad pero a ti no la suya, agrégalos como contacto pero no los sigas (unfollow en su perfil). Así puedes comunicarte con ellos pero no ves sus publicaciones en tu muro.

En Facebook puedes tener 5.000 contactos en tu perfil personal La idea es la misma que en LinkedIn, aunque como el número de contactos totales es más limitado piensa bien antes de agregar a alguien si te vas a comunicar con esa persona.

o) Mensajes de las Redes Sociales

El objetivo es que no te quede ninguno por responder. De momento, la mensajería de redes sociales no nos deja otra opción que tenerlos todos en la bandeja de entrada ya que no permite creación de carpetas. Si eres atrevido elimina todas las conversaciones y mensajes. ¿Para qué guardar esa información?

MUNDO FÍSICO

p) El Escritorio físico

Lo reconozco, soy un enamorado del minimalismo. Me encantan los escritorios de trabajo despejados.

Cada objeto, aunque no lo creas, está llamando la atención de tu cerebro y robando tu valiosa energía que podrías usar para lo verdaderamente importante.

Así que mi recomendación es que elimines todo lo que no sea imprescindible.

En mi caso tengo el ordenador, la lámpara tipo LED, una botella de cristal con agua (la hidratación es muy importante para que mi cerebro trabaje de forma óptima) y mi libreta tipo pizarra blanca UndoNotebook con su rotulador. Se trata de una opción excelente para dejar de consumir tanto papel, hecho que al mismo tiempo me evita el RESET posterior de los papeles.

¿Y el móvil? Guardado en un cajón. Se acabaron las tentaciones de mirarlo. El hecho de tener que abrir el cajón impide que caigan tan fácilmente como si lo tuviera encima de la mesa. Ojos que no ven, cerebro que no se distrae. Mano de santo.

q) Sistema de Archivos de papel

Cada vez uso menos papel y tengo muy pocos documentos que tengo que guardar (básicamente de tipo legal o fiscal). Trato de digitalizarlo todo. De hecho, mi sistema de archivos de papel se resume a un carpesano con hojas plastificadas donde clasifico la información por años.

Si tienes un archivador de carpetas con varios documentos de papel y éstos ya no tiene sentido que los guardes, no lo dudes, haz un RESET de los buenos.

Piensa que una vez hecho, ya no vas a tenerlo que hacer más.

r) Las Notas de papel o Post-it

Hay muchas personas que todavía usan libretas, blocs de notas de papel o incluso post-it para anotar tareas, esquemas, mapas mentales o ideas.

No hay nada de malo en ello, pero es muy probable que se te acumulen y los vayas guardando. ¿Tiene sentido guardar toda esa información? ¿Es fácil de acceder a esa información una vez han pasado 2 o 3 semanas?

Después de muchos años usando notas de papel, un buen día tomé la decisión de eliminar esta costumbre y disponer de una libreta tipo pizarra blanca UndoNotebook.

De este modo, escribo a mano igual (me resulta más rápido y cómodo), pero como las hojas son limitadas (5) pronto me veo obligado a trasladar esa información a lo digital. Si se trata de un esquema o croquis es tan sencillo como tomar una foto con el smartphone.

De esta forma, solo tengo que hacer el RESET de mi libreta de 5 páginas y no de una montaña de post-its o notas de papel que luego, ya me conozco, me va a dar una pereza tremenda con el caos que eso supone.

Si todavía usas el papel, haz el RESET eliminando todo lo que no sirve y guardando en medios digitales la información útil (pero útil de verdad, ¿eh? nada de porsiacasos).

LISTAS

s) Listas de Tareas

Hay personas que no usan listas de tareas, otras solo tienen una (con lo más inmediato que hay que hacer) y luego hay personas que tienen muchas listas diferentes sin orden alguno. Finalmente hay quién tiene varias listas de tareas pero de una forma organizada.

Mi recomendación es que solo tengas dos listas.

  • Un lista para las tareas puntuales

  • Otra lista para las tareas que vas a hacer hoy (o esta semana si quieres ser más preciso).

En la lista de tareas puntuales deberías incluir una columna donde escribas la fecha de introducción de la tarea, para que te sirva de criterio a la hora de eliminar tareas de tu sistema.

Si una tarea lleva en tu lista más de 1 mes, ¿crees que la vas a hacer? No hace falta que te diga la respuesta.

Así, cada vez que veas en la lista tareas que llevan allí más de 30 días, puedes darte el permiso de eliminarlas sin pesar alguno.

Para ser productivo hay que ser honesto.

Para hacer el RESET, trata de crear estas dos listas (tareas puntuales y tareas de hoy). Elimina todas las otras listas de tareas que tengas y también las tareas que llevas mucho tiempo arrastrando.

t) Agenda / Calendario (listas de eventos)

¿Cuántas veces has consultado tu agenda o calendario digital y te has estresado solo de verlo?

¿Eres de los que anotan tareas en el calendario y las vas arrastrando?

Primer consejo: usa el calendario o agenda solo para eventos (esas actividades que tienen fecha y hora) y para las tareas usa las listas de tareas (puntuales y de hoy).

Segundo consejo: haz un listado de los eventos frecuentes a los que asistes y elimina de tu vida los que ya no te aportan valor. Sí, deja de asistir.

Por ejemplo, esas reuniones o eventos semanales de una asociación, comunidad, club, o grupo que ya no te aporta valor o que ya no tiene sentido para ti.

Libérate de los eventos que ya no suman en tu vida para dar la posibilidad de disfrutar de nuevas actividades y conocer también a nuevas personas.

Suelta lastre social. Sé que es difícil, porque hacer esto te obliga a decir que no a otras personas, pero hay que hacerlo, solo tú debes decidir qué hay dentro de tu sistema y que no.

u) Lista de Objetivos

¿Creaste una lista de objetivos a principio de año? ¿Qué tal cómo van?

Uno de los errores más comunes en la fijación de objetivos es poner un plazo de un año para conseguirlos.

En nuestra experiencia, Miquel y yo hemos visto que el mejor plazo para los objetivos es trimestral y el seguimiento debe ser semanal.

Claro que hay objetivos que requieren un año o más tiempo, pero entonces debes configurar diferentes micro-objetivos.

Es importante seguir estos plazos, porque si en un objetivo de tres meses (12 semanas), a la tercera semana todavía no te has puesto con ello, puedes ser honesto y eliminarlo. Y a los tres mes fijar de nuevo objetivos de una forma más realista. ¿Qué sentido tiene arrastrar un objetivo un año, cuando al segundo mes ya sabías que estaba muerto?

Así que haz un RESET de tus antiguos objetivos y fíjate máximo 3 objetivos nuevos para los tres próximos meses. Pruébalo aunque te parezcan pocos, date una oportunidad. Puedes fijarte 2 objetivos de ámbito laboral y 1 del ámbito personal por ejemplo.

v) Lista de Publicaciones por leer, escuchar o ver

Bienvenidos al país de la acumulación sin límites.

Para almacenar esta información, algunos usan los marcadores o favoritos, otros un procesador de texto, un bloc de notas digital (smartphone, tablet y/o PC) o una hoja de cálculo.

Algunos usan las pestañas del navegador y los correspondientes programas para guardar las URL de esas pestañas Onetab o Toby.

También hay quién guarda esa información en las mismas redes sociales (youtube, instagram, facebook…) esa opción de “guardar para ver luego” o incluso algunos crean un grupo de WhatsApp donde solo están ellos a modo de bandeja de entrada para almacenar toda esa información.

Y luego están los que usan aplicaciones específicas para esto como Pocket, Wallabag o Instapaper.

Me he pasé muchos años con este problema de acumular sin parar. Si tu capacidad de consumo es menor que la capacidad de acumulación, la despensa va a reventar.

Por eso cuando Miquel me explicó la estrategia que usaba él me pareció brillante.

Da igual la manera de guardar la información interesante que tengas. La única premisa es que solo uses una y que esté accesible desde cualquier parte (nube).

La idea es que cada semana vayas guardando cosas y tengas una hora a la semana específica (por ejemplo el miércoles por la tarde) para consumir toda esa información.

Todo lo que no consumas fuera. Sí, lo que no te de tiempo en esa hora elimínalo.

Hay que ser radical en esto, o como a mi me gusta llamarlo, confía en que la vida te traerá en todo momento los recursos que necesites. Puede pensar que es una idea ingenua, pero las personas más productivas que conozco funcionan con esta idea. Por algo será.

Así que para hacer el RESET puedes eliminar absolutamente todo lo que tienes guardado o si te atreves, consumir la información más relevante durante 1 hora y eliminar toda la demás.

Lo bueno que tiene esta estrategia es que te conviertes en un filtrador excelente de información.

Yo hay semanas que no llego a acumular ni una hora de información de lo mucho que filtro.

¿En qué orden hago yo el RESET?

  1. - Correo electrónico

  2. - Notas de Papel o post its (en mi caso libreta pizarra blanca)

  3. - Listas de Tareas

  4. - Carpetas internas PC

  5. - Escritorio Digital PC

  6. - Carpeta de mis descargas PC

  7. - Galeria Smartphone

  8. - Mensajes Redes Sociales

  9. - Conversaciones y grupos WhatsApp

  10. - Contactos teléfono

  11. - Carpetas bloc de notas digital

  12. - Carpeta favoritos navegador

  13. - Lista publicaciones por leer, escuchar, leer

  14. - Notificaciones redes sociales

  15. - Contactos redes sociales

  16. - SMS

  17. - Agenda Calendario

  18. - Lista Objetivos

  19. - Programas PC

  20. - Apps smartphone

  21. - Escritorio físico

  22. - Archivador físico

¡Y ahora es tu turno! Empieza cuanto antes a disfrutar de un sistema de productividad RESETEADO.

Es como cuando formateas tu PC y va más rápido.

¡Ánimo! Merece la pena.

Por qué la SINCERIDAD RADICAL determina tu PRODUCTIVIDAD