Cómo reducir el ESTRÉS de tu EQUIPO sin perder PRODUCTIVIDAD

El estrés es vox populi, una 'moda' sempiterna.

Conozco muchísimas personas que no paran de hablar del estrés que tienen en su vida personal y laboral, pero son muy pocas las que realmente diseñan un plan para reducirlo.

En definitiva, mucho hablar y poco actuar. Además, con un agravante: no actuar nos regala todavía más estrés.

Ahora sé que puedes estar pensando que esto del estrés no es cosa tuya, que es debido a la gran cantidad de trabajo que se te exige en diferentes ámbitos de tu vida.

"Es una cosa natural, propia del trabajo. Si no estuviera estresado no rendiría como lo hago ahora, sino todo lo contrario".

¿Compartes esta reflexión? Házmelo saber en comentarios.

Sigamos.

No te falta razón, ahí nada que objetar. Lo que sí me gustaría conocer es cómo crees que te afecta realmente ese nivel de estrés permanente al que estamos sometidos.

Se calcula que aproximadamente el 75% de las personas suelen tener estrés laboral crónico, es decir, que son personas que están estresadas casi siempre pero que ni siquiera son conscientes de ello. 

Estos datos no sólo se quedan en una cuestión estadística, sino que además sabemos que el estrés amenaza con convertirse PRONTO en la primera causa de baja laboral.

¿Se puede lograr un beneficio entre estrés y bienestar?

El estrés es una de las causas principales de la improductividad de una empresa, por no decir la mayor. Mira cómo afecta a los 11 mayores indicadores de efectividad de una empresa (y por ende es una amenaza directa a la rentabilidad):

Atención: el estrés consume muchos litros de tu atención, ya que te genera pensamientos en bucle que te distraen constantemente de tu foco de trabajo. Tu capacidad de atención ideal requiere pequeñas dosis de estrés de forma puntual (y no estrés crónico).

Sueño: tener mucho estrés altera los ciclos de sueño y de la propia percepción del descanso, ya que tu cerebro se activa y siente una falsa sensación de actividad. Esto sin duda repercute en la calidad de tu trabajo el día siguiente.

Alimentación: el estrés tiene una incidencia directa en tu alimentación, ya que el hecho de estar estresado facilita la ingesta de alimentos grasientos para calmar la sensación de actividad constante (y también necesita cosas crujientes para relajarse, sobre todo la mandíbula). 

Creatividad: ser creativo requiere observar muchas perspectivas de una sola situación, y el estrés justo lo que hace es encallarte en pensamientos muy concretos (lo contrario que necesitas para estimular un proceso creativo).

Fuerza de voluntad: el estrés perjudica seriamente tu capacidad de autocontrol, ya que cuando te sientes estresado te cuesta regular tus propias emociones y las de otras personas. Tener un autocontrol desarrollado es uno de los ingredientes clave para tener fuerza de voluntad que después se traduzca en resultados.

Energía: sentir estrés de forma constante drena tu energía, así que para nada será tu aliado para avanzar enérgicamente hacia tus objetivos. Un alto nivel de estrés se traduce también en un alto nivel de agotamiento, tanto físico como mental. En este artículo puedes ver cómo fortalecer tu energía mental para incrementar tu productividad.

Calidad de las relaciones: estar estresado no es sinónimo de convertirse en mala persona, pero sí que incide en el grado de irascibilidad y autocontrol que muestras de cara a los comportamientos de otras personas.

Ansiedad: tener un nivel alto de estrés genera mucho descontrol entre tus pensamientos y acciones, y esto se termina traduciendo en una sensación de caos insostenible para tu mente. Aquí es donde pueden aparecer los primeros ataques de ansiedad puntuales, precisamente por no poder hacer frente a todas las demandas pendientes y verse superado por ellas.

Bajas médicas: el estrés crónico puede llegar a enfermar a una persona de forma grave, por eso es tan importante incorporar la reducción del estrés en las empresas para reducir las posibilidades de baja laboral por esta razón.

Errores: tener a muchos colaboradores con un nivel de estrés elevado puede facilitar la aparición de errores e imprecisiones en los procesos que se realizan. El estrés reduce el nivel de atención a los detalles y eleva las posibilidades de sobreestimar los posibles fallos a medio y largo plazo.

Efectividad: estar estresado de forma permanente es un signo inequívoco de baja productividad, ya que el esfuerzo y la intensidad ejercidos para cada tarea se verán alterados de manera significativa.

Y todavía me dejo muchísimas variables más. El estrés elevado (y sobre todo el crónico) es una máquina de aniquilar la productividad personal y corporativa, por ese motivo es importante efectuar un buen plan de gestión del estrés para convertirlo en nuestro aliado y usarlo a nuestro favor para incrementar nuestra efectividad.

Todavía estás a tiempo de tener más energía cuando estás abrumado por un exceso de proyectos

A continuación, quiero compartir contigo 4 estrategias probadas para gestionar el estrés y mejorar la productividad de los colaboradores de una empresa:

 

1# OBJETIVIZA EL ESTRÉS CON CRITERIOS CLAROS Y DATOS REALES

Si les preguntas a cada uno de tus colaboradores qué nivel de estrés tienen, seguramente obtendrás una gran disparidad de percepciones y opiniones.

Ya no te digo si les preguntas las causas de ese mismo estrés, entonces seguro que recibirás una lista interminable de motivos internos sobre por qué se sienten estresados.

Es cierto que cada persona vive el estrés de una forma distinta, así que lo más probable es que también le afecte de forma diferente a su nivel de productividad.

Es importante disponer de herramientas y criterios para identificar qué es el estrés y cómo se puede medir, sobre todo para que todos los colaboradores tengan la misma vara de medir a la hora de conocer su nivel de estrés.

No hay que olvidar que, si le damos la relevancia al estrés de problema serio para las empresas, es importante usar información y herramientas contrastadas para hablar de ello con rigor y objetividad.

Disponer de indicadores comunes también sirven para aliviar tensiones entre diferentes miembros de un equipo, ya que siempre habrá personas que 'desconfiarán' del nivel de estrés de sus compañeros.

"No entiendo como esta persona puede estar estresada. No hace prácticamente nada y todo el día se está quejando, para que todavía diga que tiene demasiada carga de trabajo. Yo sí que voy estresado, a ver si el jefe se entera de una vez."

Este diálogo interno que acabo de escribir representa una realidad muy común en el seno de las empresas.

En este caso hablamos de percepciones, y lo cierto es que son muy difíciles de justificar en cualquier escenario donde tengamos más de una versión de los mismos hechos. 

Lazarus (2000) propone una definición fantástica (texto adaptado): el estrés laboral aparece debido a la interacción entre la persona y el entorno en el que está. Esta percepción de estrés surge de la respuesta del estrés (activación fisiológica y cognitiva excepcional) del organismo para hacer frente a una demanda del medio (externa o interna) que supera los recursos del individuo, originando una alteración en su estado habitual de bienestar.

Algunos de los factores más importantes que pueden generar estrés (la idea es adecuarlos a cada sector y a cada departamento concreto): calidad de las relaciones entre colaboradores, nivel de desarrollo profesional, reconocimiento en el trabajo, entorno de trabajo, nivel de autonomía de cada persona, conciliación familiar y laboral, conflicto de rol (no tener las tareas claras), grado de colaboración entre compañeros, complejidad de la burocracia en la empresa, calidad de la comunicación interna, estilo de liderazgo de los supervisores, rumorología en la empresa, seguridad en el trabajo, remuneración, horas extra no remuneradas...

 

2# ELABORA UN PLAN PARA MODULAR LA CARGA DE TRABAJO

"Este año la empresa se ha excedido en la asignación de tareas que tengo que hacer. No me tienen nada en consideración, parece que sea el único que tiene que hacer cosas en esta empresa. ¿Por qué no equilibran toda la cantidad de trabajo que hay entre todos los miembros del departamento?"

Esta introducción colérica es un pensamiento redundante en muchas organizaciones. Siempre hay quien piensa que trabaja mucho más que el resto, o que simplemente considera que su carga laboral es insostenible con el nivel de calidad que se le exige.

Es importante que cualquier responsable de la empresa identifique los picos de trabajo de su equipo. Dependiendo de la previsibilidad de cada tipo de trabajo, se podrá hacer a menor o a mayor plazo.

Lo ideal es poder organizarlo de forma trimestral, para tener una fotografía completa de los niveles de intensidad más altos de carga laboral durante 90 días. Este dato nos permitirá principalmente 2 cosas: a) comprender la carga laboral de tus colaboradores; y b) dosificar la intensidad de tareas a largo de los tres meses.

Estas 2 ventajas nos darán la posibilidad de poder ubicar y distribuir mejor las tareas de nuestros colaboradores, con el objetivo de no quemarles y lograr mantener una mayor calidad en las tareas realmente estratégicas para la organización.

En el momento que el exceso de demanda un colaborador sea superior a lo que su cerebro puede procesar, empezará a reducirse su productividad y se verá alterada su salud mental. Por eso tener datos lo más objetivos posibles nos ayudarán a prevenir estas situaciones perniciosas para los colaboradores y para la empresa. 

Ejemplo: imagínate que estamos planificando los próximos meses de junio, julio y agosto para tu equipo de marketing. Sabes que en junio hay una campaña de promoción muy fuerte que ocupará prácticamente toda la jornada laboral, así que no tendría mucho sentido añadir más proyectos durante ese período de tiempo. En julio los proyectos no son tan intensos, por lo que aprovechas para realizar sesiones de formación/capacitación y reajustar algunos procesos burocráticos que lastraban el funcionamiento del equipo. Además, con el tiempo sobrante, lo aprovechas para cubrir todos los imprevistos que suelen aparecer por esas fechas por parte de los clientes y los otros departamentos.

Esta distribución de proyectos y tareas tan sencilla es un elemento fundamental a la hora de regular la carga laboral de tu equipo. Aunque parezca muy obvio, esta previsión trimestral de tareas no se suele hacer, y al final el día a día termina convirtiéndose en el director de orquestra de nuestra planificación.

Como puedes ver en la imagen superior, hay 3 meses (mayo, junio y agosto) donde la carga de trabajo es elevada por la presencia de varios proyectos en marcha. Sería buena idea que, en el mes de julio, pudieras realizar tareas menos intensas y que nos ayuden a organizar la carga de trabajo que nos vendrá en los siguientes meses. (Diagrama creado con AIRFOCUS)

 

3# RESERVA DÍAS ESPECIALES PARA REDUCIR EL ESTRÉS

Es cierto que no se ha inventado todavía la varita mágica que acabe con todo el estrés, pero como mínimo sí que tenemos la oportunidad de realizar acciones sencillas para mitigar su 'cronificación'.

El ejercicio del punto anterior es imprescindible para conocer la carga de trabajo de tus colaboradores, ya que sin una planificación a medio plazo difícilmente podremos encontrar un momento para recobrar fuerzas y reducir la sensación de un estrés asfixiante que tiene colonizado nuestros equipos de trabajo.

Lo que está claro es que la improvisación para estos temas no funciona (nunca encontrarás el momento adecuado), así que olvídate de encontrar "días sin estrés" de forma aleatoria y sin planificación. Esta incertidumbre todavía genera más estrés y no ayuda a mejorar a destensar el ambiente entre tus colaboradores.

Aquí tienes 5 ideas para reducir el estrés y que puedes incorporar ya mismo en tu equipo de trabajo:

a) Busca un día (aunque sólo sea 1 hora) para realizar tareas de baja intensidad: muchos colaboradores de forma natural ya buscan un espacio para estar relajados y hacer tareas que no requieran mucha complejidad, pero si no están anotadas en ningún sitio las probabilidades de que se hagan bajan en picado. Resérvate un espacio en la agenda (60-90 minutos) para relajarte, no recibir interrupciones y trabajar paulatinamente en una tarea mecánica o de baja intensidad.

b) Crea un checklist semanal para eliminar tareas: la acumulación estimula el estrés, por lo que procura eliminar regularmente todas las tareas que vayas amontonando a lo largo de la semana y que ya no tienen sentido. Aquí tienes que intentar ser lo más tajante posible con esas tareas pendientes, ya que sino al final terminarás siendo muy ‘comprensivo’ y anidarás una cantidad ingente de cosas pendientes que jamás realizarás. Te muestro un ejemplo creado en Trello para crear un checklist un día a la semana y reducir tu número de tareas:

c) Implementa una reunión mensual sobre situaciones estresantes: hay situaciones que controlamos nosotros y otras que se nos escapan. En las situaciones del segundo tipo hay veces que no tenemos margen de maniobra, pero en muchas otras sí que podemos incidir. Por eso es bueno hacer un breve encuentro mensual (aunque aquí la periodicidad la marcas tú) para exponer cuáles han sido las situaciones más estresantes durante el mes y qué podíamos haber hecho para rebajar ese mismo estrés. A veces la solución saldrá en la misma reunión y en otras ocasiones habrá que buscarla, aunque como mínimo servirá para que todos los miembros del equipo sean conscientes de los factores estresantes que repercuten a otros compañeros. No pienses en una reunión larga, 15-20 minutos serán más que suficientes.

d) Introduce técnicas para respirar mejor: la respiración te permite conectar mejor con tu cuerpo, que precisamente es uno de los puntos críticos de la gestión del estrés. Tal como hemos citado antes, el estrés se produce porque percibes que hay una demanda exterior que eres incapaz de asumir, provocando la alteración de tu estado habitual (lo que incluye tu organismo). En la medida de lo posible, procura introducir alguna técnica de respiración en tus descansos. Hay millones de técnicas disponibles, elige la que mejor te funcione.

e) Cambia de contexto cuando te sea posible: cualquier contexto genera pensamientos sobre experiencias anteriores. Si en tu puesto de trabajo estás acostumbrado a vivir situaciones estresantes y a trabajar bajo mucha presión, una buena idea sería modificar el contexto (ya sea dentro de la oficina o incluso fuera) para que tu organismo no se impregne del estrés habitual que sueles tener en tu espacio actual. Es bueno cambiar de lugar de trabajo cuando necesites aumentar tu capacidad creativa o para buscar soluciones distintas a una tarea que estés realizando.

 

4# REGULA LA INCIDENCIA CRÍTICA DEL TECNOESTRÉS

Una de las variantes del estrés más amenazadoras sin duda es la que proviene de la tecnología. Este fenómeno tiene un nombre, tecnoestrés, y en concreto se refiere al estrés que genera el uso ineficiente de las herramientas tecnológicas.

La tecnología por si misma es totalmente neutra, no estresa. Lo que estresa muchas veces son los objetivos marcados por la empresa en relación con la tecnología, ya que a veces sucede que se introducen 10 softwares nuevos (Slack, Trello y Notion por ejemplo) y todos los colaboradores deben saber usarlos a la perfección en menos de 1 semana.

A diferencia del estrés debido a la sobrecarga la laboral, el estrés causado por la tecnología es muchas veces inapreciable por parte de los colaboradores. Como la tecnología 'a priori' nos tiene que ayudar, poco pensamos en que a veces puede ser la causante de nuestro malestar.

Si diriges un equipo y quieres reducir el tecnoestrés que sienten tus colaboradores, te sugiero 3 pasos indispensables para reducir la presión con la que tienen que lidiar a nivel tecnológico:

a) Explica el sentido de todas las nuevas tecnologías que se incorporen: navegar sin rumbo es lo que más desespera a un marinero, pues lo mismo sucede con un colaborador de la empresa que no sabe muy bien qué hacer con 10 herramientas tecnológicas nuevas. Cada vez que incorpores una nueva herramienta de software, procura explicar por qué motivo se introduce en la empresa y qué mejoras representa para tu equipo.

b) Define el uso principal de cada herramienta tecnológica: si bien es cierto que se suelen impartir conocimientos técnicos sobre cómo se usa una herramienta determinada, también es verdad que no todos los miembros suelen tener claro para qué sirve. A veces hay herramientas que se solapan por tener las mismas funcionalidades (ejemplo: Skype, Slack o WhatsApp para mensajería instantánea), por eso conviene tener claro para qué usaremos cada herramienta para evitar la saturación de mensajes y por ende el aumento del estrés.

c) Redefine y elimina tecnología cuando se solapen unas herramientas con otras: siguiendo la línea del punto anterior, identificar el uso principal de cada herramienta nos ayudará a saber qué herramientas ya quedaron obsoletas y cuáles de ellas podríamos eliminar. La acumulación de herramientas antiguas genera una enorme carga mental para el colaborador, que muchas veces no sabe cuál es la mejor opción que debería emplear en cada caso.

¡Ahora es tu turno! ¿Con qué criterios sueles identificar que los colaboradores de tu empresa tienen estrés? ¿Cuáles son las consecuencias más visibles para ti que tiene un equipo estresado? ¿Cómo sueles gestionar en tu caso personal los altos picos de estrés? Déjame tus impresiones en el apartado de comentarios : ) ¡1000 gracias!

¡Un abrazo!

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