LOS RETOS DEL TRABAJO EN REMOTO
Liderar un equipo en remoto es un reto mayúsculo (y para muchas personas desconocido).
Además de mejorar tus habilidades directivas para gestionar un equipo a distancia, también es imprescindible saber leer entre líneas cuál es el estado emocional de las personas y lograr que todos los colaboradores sigan teniendo una misma meta común (y sostenible en el tiempo).
Este artículo tiene como objetivo compartir 15 buenas prácticas de trabajo en remoto para lograr la máxima efectividad del equipo sin olvidar el bienestar de los colaboradores.
1# HAZ UN CHEQUEO EMOCIONAL FRECUENTE DE TU EQUPO
Igual que cada semana preguntamos a nuestros colaboradores sobre los proyectos y tareas que se están realizando, también es igual de importante tener en cuenta el estado emocional de los colaboradores.
La buena salud emocional es la gasolina principal de los proyectos, ya que la motivación es extremadamente volátil y puede ‘fallar’ en cualquier momento.
Para conocer mejor el estado emocional de los colaboradores, mi recomendación es que hagas las siguientes 4 preguntas semanalmente y de forma privada:
¿Qué crees que haría falta para que estuvieras entusiasmado/a con el proyecto?
¿Qué piensas que puedo hacer mejor yo como líder del equipo?
¿Qué piensas que puede hacer mejor el equipo?
¿Qué podrías hacer tú de forma diferente?
4 preguntas poderosas para lograr la máxima implicación de la persona y gestionar su estado emocional.
Estas preguntas nos permitirán empatizar con nuestros colaboradores y anticiparnos a posibles crisis posteriores de los proyectos.
2# CENTRALIZA Y ESTRUCTURA LOS DOCUMENTOS COMPARTIDOS
Teams, OneDrive, Google Currents, Google Drive, Dropbox, correo electrónico, servidor interno… muchas veces encontrar un archivo se convierte en un verdadero infierno improductivo.
Es de vital importancia acordar con todo el equipo dónde se almacenará cada tipo de información. De lo contrario, invertiremos mucho tiempo en buscar documentos y se generarán conflictos innecesarios por no haber pactado una estructura compartida.
Estos son los 4 pasos esenciales para centralizar y estructurar toda la información:
a) Acota el número de plataformas para almacenar información: cuanta más dispersión, más inversión de tiempo. Define una herramienta única para almacenar toda la información y evita que se acumulen ficheros en otras plataformas. A parte de la propia dispersión de la información, también está en riesgo la seguridad y la privacidad de los datos (sobre todo si es una herramienta de almacenamiento donde no tienes una cuenta vinculada a tu empresa).
b) Define qué tipo de archivos sueles clasificar y dónde va cada uno: crear una estructura compartida en equipo es fundamental para no generar dispersión en la información. Identifica primero los puntos que vas a almacenar en tu plataforma habitual y acuérdalos con el resto de los colaboradores: estrategia, finanzas y contabilidad, recursos, clientes, proveedores, plan de ventas, plan de marketing… este paso es clave para que todos los colaboradores sepan dónde va cada material que quieren almacenar y evitar futuros problemas.
c) Combina las herramientas para evitar la dispersión digital: si usas el correo electrónico para organizar tu semana, lo ideal es que también añadas las plataformas de almacenamiento dentro de tu herramienta favorita de organización (el email en este caso). Añade una nota diaria o semanal para acordarte de subir todos tus archivos al servidor interno, e incluso puedes poner el link de la plataforma de almacenamiento para acceder directamente a la herramienta.
d) Asigna una persona responsable para no acumular documentos sin sentido: si queremos evitar que se acumulen los archivos y tengamos una jungla digital, entonces es muy recomendable asignar a un responsable de mantenimiento de la herramienta para ir haciendo limpieza de archivos de forma periódica. Cabe decir que no es necesario que sea siempre la misma persona quien lo haga, puede ser un rol de carácter rotativo.
3# CENTRALIZA Y ESTRUCTURA LOS PROCEDIMIENTOS COMPARTIDOS
‘La repetición de los hábitos hace la excelencia’…
Pero en cambio ‘repetir mil veces lo mismo puede llegar a ser muy frustrante’.
No quisiera llevarle la contraria a la primera frase de Aristóteles, aunque a veces se abusa de las mismas preguntas por email enviadas (y también respondidas) una y otra vez.
Si ya en el entorno presencial repetir las mismas consultas era desgastante, lo cierto es que en el ámbito online puede llegar a ser desquiciante.
Los procedimientos suelen tener un patrón caótico similar a la gestión de documentos compartidos: es un auténtico descontrol y no hay una estructura clara.
Hay ciertos departamentos que ya usan de forma habitual el almacenamiento de los procedimientos, puesto que son funciones críticas que no ‘deberían’ olvidarse de ningún paso: ingeniería (checklists), PRL (lista de requerimientos de seguridad y protección), profesionales del desarrollo de software (pasos para resolver una incidencia)…
En cambio, hay otros roles dentro de las empresas que la mayoría de las listas de comprobación reside en la cabeza. La mente es un espacio nefasto para almacenar información, debido a que nuestra capacidad de almacenamiento es tremendamente limitada.
Más allá de los Business Standard Operations que son críticos para la empresa, también sería muy efectivo disponer de todos los procedimientos en un mismo documento.
Este documento tiene nombre: manual de procesos.
¿Cómo debería ser este documento? Aquí van los 3 pasos más importantes para asegurarnos que el manual de procesos será un éxito:
Estos son los pilares fundamentales para construir un manual de teletrabajo:
Elige la herramienta óptima para crear el manual de procesos: no te compliques, busca la alternativa más fácil. No importa que sea OneNote, Google Sites, Notion, Clickup… lo importante es que el resto del equipo también lo utilice y que sea de fácil para acceso para todos los colaboradores. Cuanta mayor complejidad, mayor posibilidad de que nadie lo utilice.
Identifica todos los procedimientos transversales: si bien es cierto que podrías crear un manual de procesos por departamento, lo ideal es empezar por uno genérico que aglutine todos los procesos compartidos por toda la empresa. Ahora piensa en los siguientes puntos transversales: iniciar los trámites para contratar un nuevo candidato/a, solicitar formación específica para un departamento, solicitar un presupuesto para arrancar un proyecto determinado…
Crea checklists específicos para definir bien las tareas: sé lo más específico posible, ya que no todo el mundo conoce tan bien tu trabajo como tú mismo/a. A veces damos por hecho que el resto de los colaboradores dominan a la perfección todos los pasos de un procedimiento habitual, cuando en realidad tú eres la única persona que los controla. Piensa que, ocasionalmente, estarás de vacaciones o de baja y no podrás ayudar a las personas que se encarguen de tu trabajo.
Integra las preguntas frecuentes de todos los colaboradores: crea un recopilatorio de las consultas más habituales y destínales un espacio compartido para evitar que se conviertan en otro email repetitivo más. Guarda las consultas que se repiten en un documento (puedes crear también una carpeta en tu servidor de correo electrónico) y después añádelas en un apartado FAQs del manual de teletrabajo (Frequently Asked Questions).
Asigna un responsable para realizar el seguimiento del manual: el mantenimiento es esencial para no convertir el manual de procesos en un cementerio digital de documentos inservibles. Igual que a la hora de centralizar los documentos es importante que haya una persona responsable, en este caso también sería importante que hubiera alguien para actualizar el manual de procesos.
*Ejemplo de Manual de Procesos creado con la herramienta OneNote (Microsoft)
4# MINIMIZA LAS REUNIONES OPERATIVAS
La cultura de las reuniones ineficientes sigue siendo un gran obstáculo dentro de los equipos en remoto.
‘No por reunirse más, se rinde más’
Incluso te diría que es todo lo contrario. Menos reuniones y más foco, especialmente si el trabajo que estamos realizando requiere concentración y creatividad.
El problema principal son las reuniones operativas que no agregan valor. Si una persona expone una temática y el resto de los participantes no aporta nada, lo ideal sería no tener que realizar esa reunión.
Fíjate que este tipo de reuniones:
-No implican que la gente esté atenta y se acuerde de los contenidos
-No fortalecen la ‘salud’ del equipo, más bien la debilita por la pérdida de tiempo que supone
-No estimulan la participación y genera que las personas no quieran aportar valor
-No tienen más valor que un correo electrónico explicando lo mismo
¿Cuál sería mi recomendación para minimizar este tipo de reuniones? Truco sencillo pero efectivo, estos son 2 los pasos principales para implementar:
Identifica las reuniones operativas o de seguimiento que no aportan valor: la gran mayoría de reuniones son unilaterales, es decir, que una sola persona habla y el resto (supuestamente) escuchan. Este tipo de reuniones operativas/de seguimiento aportan muy poco valor, y además amenazan seriamente nuestra productividad personal. ¿Por qué hacemos tantas reuniones de este estilo? ¿Podríamos deshacernos de alguna?
Conviértelas en vídeos y encuestas: soy consciente de que siempre da un poco de reparo eliminar reuniones, pero lo cierto es que muchas personas están quemadas por tener que asistir a monólogos donde no tienen que intervenir. En vez de optar por las reuniones síncronas, mi recomendación es que las sustituyas por vídeos cortos (de entre 2 y 5 minutos) para sintetizar el contenido principal y explicarlo de manera gráfica (ni siquiera tienes que aparecer en el vídeo, puedes usar diapositivas). Si quieres que las personas participen, también puedes usar los sondeos (Microsoft Forms, Google Forms, Typeform) para realizar votaciones sobre una temática determinada y fomentar que las personas al menos revisen el vídeo.
5# FOMENTA LAS REUNIONES DE EQUIPO
Para un momento… ¿no decíamos que la mayoría de las reuniones son una pérdida de tiempo?
Eso sí y como todo en la vida, hay excepciones : ) Una de las actividades que más se descuidan en los equipos en remoto es el propio mantenimiento del mismo.
Muchos proyectos, una lista infinita de tareas, unas herramientas increíbles… pero muy poca interacción humana.
Por esta razón es indispensable agendar al menos 2 reuniones mensuales para fortalecer la relación del equipo y limar asperezas que puedan originarse entre los miembros.
Si además de convocar las reuniones quieres aderezarlas un poco más, entonces puedes recurrir a las siguientes dinámicas para darle un toque más personal y entretenido:
Haz semanas temáticas: si te cuesta encontrar temas de conversación y no sabes muy bien cómo romper el hielo con tu equipo, mi recomendación es que a cada reunión la enfoques sobre una temática determinada. Ejemplos hay muchos: la semana de las reuniones efectivas, el mes de las acciones solidarias, la semana de los proyectos pendientes, cómo aplicar técnicas deportivas a nuestra gestión de equipo, un libro en concreto que nos ayude a reflexionar a todo el equipo…
Fomenta que los miembros preparen una actividad: la idea es que no sea siempre la misma persona quien prepare la reunión, sino estimular que todos los colaboradores aporten su granito de arena. Hay muchas temáticas sobre las que tu equipo puede aportar: cosas agradables y desagradables de tu rutina diaria que quieres compartir, cómo transformar las quejas de los clientes/proveedores en una sesión terapéutica para todo el equipo, alguna experiencia familiar/personal que alguna persona quiera compartir con su equipo, las herramientas de productividad que se han descubierto esa misma semana…
Elabora unas métricas de equipo fáciles de medir (y entender): más allá de dialogar sobre personas y liderazgo, también es igual importante medir el liderazgo y la calidad humana del equipo. No es necesario ser excesivamente riguroso, pero si sería conveniente disponer de unos KPIs de equipo para medir algún elemento clave en la confianza de los equipos. ¿Tienes dudas sobre cuáles son las KPIs humanas que puedes medir en tu equipo? Aquí tienes todas las respuestas que estás buscando.
6# SÉ TRANSPARENTE CON LOS PROYECTOS Y TAREAS
‘Más verdad y menos opacidad’
Son muchos los rumores que se generan en los equipos por la falta de transparencia en los proyectos y tareas. Nadie sabe nada, sólo suponemos.
Las suposiciones -irracionales- son fuente de conflicto asegurado, ya que a partir de ahí cada persona desarrolla su propia película de ficción (basa en hechos no reales).
Partiendo desde esta premisa, mi principal recomendación es que elabores un documento compartido: a) con la lista de proyectos pendientes en marcha y en espera de todo tu equipo; b) una lista de tareas a corto plazo (15 días máximo) para que todo el mundo conozca la carga de trabajo del resto de los colaboradores.
Veamos en detalle estas 2 listas para compartir con el equipo:
Lista de proyectos pendientes: esta lista inicial más ‘macro’ es un volcado de todos los proyectos que están en marcha (junto con los que están pendientes) de todos los miembros del equipo. Es importante no mezclar esta de lista de proyectos con sus respectivas tareas, ya que entonces la lista sería infinita por la gran cantidad de ítems que tendría. Esta lista de proyectos requiere una actualización entre mensual y trimestral, dependiendo del número de proyectos entrantes y de la duración de los mismos.
Lista de tareas a 15 días vista: esta lista más ‘micro’ serviría para planificar las tareas a realizar durante las próximas 2 semanas. Esta lista es totalmente variable y puede sufrir múltiples cambios, por ello es importante poner la mínima carga laboral y dejar mucho tiempo para posibles imprevistos que surjan. Esta lista es especialmente útil para evitar duplicidades entre tareas y para entender mejor en qué actividades están centrados los colaboradores (y evitar los rumores posteriores).
*Inventario de Proyectos creado con la herramienta Excel (Microsoft)
*Lista de Tareas a 15 días vista creada con la herramienta ToDo (Microsoft)
7# CREA UN CÓDIGO COMPARTIDO PARA LOS ASUNTOS DEL CORREO
URGENTE, URGENTE Y SÚPER URGENTE.
Hay nomenclaturas para todos los gustos cuando hablamos del correo electrónico, pero seguramente la más empleada sea la palabra ‘urgente’.
De poco sirve ya la urgencia y la importancia, las reglas de juego de la comunicación digital lo han cambiado todo.
El email tendría que ser un canal de comunicación relativamente poco frecuente, ya que (si somos honestos de verdad) la gran mayoría de los correos electrónicos no suelen estar vinculados con nuestros objetivos principales.
Para facilitar el uso del correo y lograr que sea lo más efectivo posible dentro del equipo, mi sugerencia es que se pacten algunos asuntos compartidos para facilitar la gestión de mensajes:
Por área y/o temática: especifica en el asunto de qué área o temática es el correo electrónico, sobre todo para facilitar a su receptor de qué tipo de correo se trata. Saber el área/temática te ayuda a conocer cuáles son los requerimientos del correo y qué material extra necesitas tener disponible para revisarlo/responderlo.
Si es una tarea o no: este sin duda es una clasificación crítica para saber si un correo requiere acción o no. Si sabemos que es una tarea la podemos poner directamente en nuestra lista de tareas, sobre todo para evitar que correo se quede atascado en nuestra bandeja de entrada y se termine amontonando junto a otros emails menos relevantes.
Ordena estratégicamente los correos en copia: el uso de los correos en copia suele ser bastante caótico, ya que se suelen añadir correos en copia sin ningún tipo de organización. Piensa en las personas que más necesitan leer ese correo en copia y ordénalas de izquierda a derecha: los más importantes deben ser los últimos en añadir al cajetín de los correos en copia (izquierda del todo), y los menos importantes deberían ser los primeros correos en poner en el cajetín (derecha del todo).
8# INTEGRA LA MEDIACIÓN PARA GESTIONAR CONFLICTOS ENQUISTADOS
Los equipos en remoto tienen una gran desventaja: durante la gran parte del día no vemos las caras de los colaboradores.
En las reuniones todos ponemos nuestra mejor cara, aunque por supuesto esto no significa que estemos bien y que no tengamos algún conflicto latente con algún miembro del equipo.
Una de las misiones principales de un líder en remoto es anticiparse a la irrupción de conflictos entre los colaboradores. No podemos evitar que aparezcan, pero al menos sí que podemos dar herramientas a las personas afectadas para gestionarlos si necesitan ayuda.
Al principio mencionábamos la importancia de hacer semanalmente el Check-in emocional, justamente para identificar algún posible desencuentro que haga tambalear los cimientos del equipo en remoto.
Algunas cuestiones clave a la hora de gestionar los conflictos que aparecen en remoto:
Analiza los desacuerdos e incumplimientos de los colaboradores: observa y pregunta cuáles son los desacuerdos habituales entre los miembros del equipo, sobre todo para analizar la fuente de estos conflictos y encontrar más fácilmente maneras de gestionarlo. No se trata de provocar una guerra de titanes entre distintas facciones, sino entender cuáles son los elementos habituales que generan fricción entre los distintos miembros del equipo: las fechas límite son muy ajustadas, los recursos son insuficientes, los clientes piden soluciones a demasiado corto plazo, no hay una plataforma de comunicación directa entre los distintos miembros…
Centra el conflicto en la tarea concreta: evita enfocar los conflictos como problemas entre personas, sino más bien céntrate en la tarea concreta que ha generado el desencuentro. La tarea es ‘objetiva’ y permite ser analizada desde múltiples perspectivas. Si por ejemplo hay una llamada a un cliente que se no realizó y eso generó un problema entre distintos departamentos, entonces es preferible tratar de buscar una solución sobre por qué no se hizo la llamada: no se calendarizó la llamada, la persona no vio la llamada como algo importante para el negocio, la persona llamó y no encontró disponible al cliente…
Ataja los conflictos rápido: no esperes ni un segundo en gestionar los conflictos emergentes. Esperar es hurgar en la herida. Especialmente en remoto, los conflictos no gestionados tienden a enquistarse de forma latente, con el consiguiente problema de confianza que se genera entre los distintos colaboradores.
9# USA LAS HERRAMIENTAS ADECUADAS PARA LOS DISTINTOS DEPARTAMENTOS
Trabajar en remoto no significa automáticamente añadir más herramientas al sistema.
A veces pensamos que disponer de más plataformas digitales es proporcional al aumento del rendimiento. Craso error: en muchas ocasiones implica todo lo contrario.
Es recomendable no tomar decisiones de manera unilateral, es decir, que una sola persona (o un grupo) decida qué herramientas debe usar el equipo.
Estos son los puntos más importantes para tener en consideración a la hora de implementar nuevas herramientas en tu equipo en remoto:
Evalúa la sobrecarga actual de proyectos y tareas: implementar una nueva herramienta requiere una curva de aprendizaje, ya que no sólo es cuestión de ‘instalarla’ y empezar a utilizarla. Si ahora mismo el equipo tiene un exceso de tareas y a duras penas puede respirar, añadir una herramienta nueva supondrá un problema añadido para todos los colaboradores. Trata de buscar un momento de menos sobrecarga laboral con el objetivo de disponer más tiempo para aprender a utilizar la herramienta y ‘degustar’ los beneficios que ofrece.
Analiza las herramientas actuales y comprueba si se solapan entre ellas: añadir una herramienta nueva tiene que ser sustancialmente mejor que las herramientas actuales. A veces sumamos nuevas plataformas digitales por moda y sin un objetivo claro, cuando en realidad ya tenemos otras herramientas que hacen exactamente las mismas funciones. Es bueno replantear las herramientas actuales antes de incorporar ninguna nueva, sobre todo porque muchas de las herramientas disponibles tienen las mismas funcionalidades. Antes de añadir nada nuevo, piensa si lo que ya tienes cumple con los objetivos que estás buscando.
Haz una prueba piloto en un solo equipo con las nuevas herramientas: antes de optar por una ‘revolución masiva’ en todo el equipo a nivel tecnológico, siempre es recomendable probarlas en un solo equipo.
10# EQUILIBRA A LOS EQUIPOS SEGÚN SUS COMPETENCIAS DIGITALES
Está claro que no todas las personas tienen la misma facilidad para desenvolverse con la tecnología.
No obstante, hay un factor ‘actitud’ muy importante, ya que si no hay cierta predisposición por aprender, las competencias digitales no se desarrollan por arte de magia.
Los equipos en remoto necesitan habilidades diferentes, por eso es interesante hacer una re-selección de los miembros para crear equipos equilibrados tanto a nivel técnico como de gestión.
Elementos clave a revisar en referencia con las competencias digitales:
Experiencia previa en liderar equipos en remoto: ¿hay alguien en tu equipo que ya trabajó previamente en equipos en remoto? Si la respuesta es afirmativa, implica a estos colaboradores en el liderazgo de los nuevos equipos a distancia. Si la respuesta es negativa, realiza formación a las personas que tienen una visión más positiva sobre los equipos en remoto y tiene habilidades directivas para gestionar un equipo.
Dominio de las herramientas digitales: no es necesario dominar a la perfección todas las herramientas, aunque sí que sería recomendable una destreza significativa en las herramientas de trabajo colaborativo. Si en tu equipo no hay nadie que domine en exceso las herramientas digitales… ¡invierte en formación o contrata profesionales formados!
Capacidad de comunicación digital: comunicar ya no sólo significan reuniones presenciales, sino que ahora es mucho más global: saberse mover en redes sociales, persuadir, transmitir y negociar en videoconferencias, dominar la comunicación escrita en Teams, Slack y otros foros… el nuevo líder en remoto tiene que ser un excelente comunicador digital.
11# EDUCA A TODOS LOS COLABORADORAS EN COMPETENCIAS DIGITALES
Siguiendo el hilo del punto anterior, una cosa es equilibrar los perfiles y la otra es invertir tiempo y recursos en formar a tu equipo en competencias digitales.
Ya no hay excusa: las competencias digitales son vitales para la supervivencia de los equipos en remoto y para el futuro de la organización.
Debes (sí o sí) invertir en estas 3 competencias digitales:
Búsqueda de información: el líder en remoto debe saber encontrar fácilmente dónde hallar el contenido necesario para lograr los objetivos el equipo. No sólo se trata de saber buscar en Google, sino de conocer en qué ecosistemas de información se encuentran los retos que el equipo tendrá que enfrentarse dentro de su sector.
Creación de contenido: más allá de escribir emails y mensajes en Teams, el/la líder en remoto deberá ser un especialista en comunicación digital para lograr la máxima implicación de todos los asistentes. Además, todos los líderes digitales deberían expresar su visión de la empresa al exterior, es decir, que deben publicar contenido en blogs y redes sociales para que la imagen corporativa sea más social que nunca y dar a valor a toda la comunidad.
Resolución de problemas: la proactividad digital será determinante para abordar los obstáculos que se presenten en la esfera online. El líder en remoto deberá ser una persona resolutiva y con alta capacidad de anticiparse a futuros retos que puedan aparecer.
12# EMPLEA LAS KPIs de FORMA PROGRESIVA
Cómo medirlo todo sin convertirte en un obsesivo de los datos.
Los datos nos dan rigor, sin duda. Pero también nos dan mucho trabajo y muchos quebraderos de cabeza.
Con el auge de los People Analytics, muchos responsables han hecho inmersión en un terreno hasta la fecha (muy) desconocido por la mayoría.
Hemos pasado de 0 a 100 en muy pocos segundos, esperando que todos los colaboradores de la empresa se graben a fuego la importancia de los datos.
Como en muchas cosa de la vida, la gradualidad es la clave. Medir por medir no tiene mucho valor. Tal como le leí a Pedro Rojas en su Twitter: ‘En los negocios digitales, un KPI siempre será una métrica, pero una métrica no siempre será un KPI’.
En definitiva, muchas métricas pero pocos KPIs.
3 elementos clave para definir tu sistema de KPIs:
No cambies por completo tus KPIs actuales: aprovecha tus KPIs actuales y analiza si realmente impactan en las métricas del negocio. A veces hemos construido ‘indicadores vacíos’ para controlar el trabajo de los colaboradores, aunque en realidad no aportan un valor tangible en los resultados de la empresa. Si ves que los KPIs actuales son demasiados y poco claros, entonces la mejor opción es empezar desde cero y volver a construirlos.
Elige la KPI más relevante y pruébala con un equipo: no lo midas todo para tener métricas infinitas, mejor céntrate en los indicadores de rendimiento que mejor reflejen la actividad de las personas: los indicadores humanos y los económicos. Échale un vistazo a este artículo para saber todo sobre los KPIs. Elige el KPI que impacte más en cada departamento y empiézalo a medir. Con solo 1 KPI será suficiente para empezar.
Sólo añade más KPIs cuando la primera esté consolidada: una vez observes que el primer KPI funciona y todos los equipos lo miden sistemáticamente, entonces puedes probar un nuevo KPI de forma progresiva.
13# NO FOCALICES LOS CAMBIOS EN LAS HERRAMIENTAS
Trabajar en remoto no significa invertir en más herramientas.
Evolucionar a tu equipo en remoto no significa dotarle con más tecnología.
La transformación digital no tiene que ver con cambiar de herramientas. Es un cambio de paradigma total que por supuesto tiene a la tecnología como actriz destacada.
A veces queremos ‘ayudar’ a los colaboradores brindándoles con llamativas y farragosas herramientas de última generación, cuando realmente les estamos ‘torpedeando’ la productividad porque no saben muy bien para qué funcionan.
Antes de invertir en herramientas para tu equipo en remoto:
Primero destina tus esfuerzos en el cambio de mentalidad, luego vendrán las herramienta: si tus colaboradores no han desarrollado un cambio de hábitos para adaptarse al nuevo ecosistema en remoto… ¡invierte primero en cambiar los hábitos y no en herramientas!
Hayan entendido de verdad la transformación digital: un libro o un PPT están geniales para adentrarte en el maravilloso mundo de la disrupción, pero son del todo insuficientes para entender todos los detalles de una transformación digital. ¡Las herramientas sólo son la punta del iceberg!
Todo el mundo domina las que ya tiene: y además, considera que se han quedado desfasadas o no tiene todas las opciones que se necesitan.
Tienes un plan trazado para su correcta implementación: como bien sabes, las herramientas no usan por el mero hecho de instalarlas. De hecho, hay muchas herramientas muy descargadas que después pasan un tiempo considerable durmiendo en la intemperie digital.
14# AYUDA A LOS COLABORADORES A TELETRABAJAR MEJOR
Teletrabajar no es una habilidad innata, ni siquiera se trata de una habilidad. En realidad, estamos hablando de un cambio de ubicación.
Lo que de verdad cambia son las relaciones personales. De hecho, muchas empresas ya trabajaban en remoto antes del famoso bicho, puesto que tenían delegaciones en otros países/ciudades.
Más allá de las habilidades que se necesitan para liderar a un equipo en remoto, existe un factor crítico que es la imagen corporativa que se quiere trasladar.
Si hacemos una reunión con una persona que no dispone de herramientas de calidad para realizar una videoconferencia, en realidad estamos lanzando un mensaje ‘negativo’ a nuestros clientes/candidatos/proveedores.
Invierte en tus colaboradores y dótales de las mejores herramientas en remoto. Algunas ideas:
Cámara: la cara de tus colaboradores son la cara de la empresa. Invertir en una buena cámara es esencial para dar la mejor imagen a nivel interno y externo.
Micrófono: la calidad del sonido es un extra que se valora muchísimo, especialmente teniendo en cuenta la mala calidad de sonido que se escucha habitualmente (y que también impacta en la imagen de tu empresa).
Doble pantalla: tener dos pantallas nos permite trabajar mejor y tener la vista mucho más despejada. Sin duda, una excelente inversión para ganar calidad y aumentar la productividad.
Setup: el fondo virtual es sumamente importante para la marca de la empresa. En vez de mostrar la cocina o una habitación desordenada, estaría genial poder mostrar una imagen corporativa para proyectar de cara al exterior.
15# GESTIONA LA EXTROVERSIÓN DE TUS COLABORADORES
Podríamos decir que a las personas más tímidas les viene bien el teletrabajo.
El hecho de trabajar de forma ‘íntima’ y no tener que dar la cara obligatoriamente en muchas reuniones, puede convertirse en un santuario de paz para las personas más introvertidas.
No obstante, a las personas que les gusta compartir tiempo con otras personas y que buscan constantemente la interacción con la gente, el trabajo en remoto puede afectarles a nivel personal y profesional.
Si en tu equipo tienes identificado qué personas son extrovertidas, te sugiero estas 2 recomendaciones para mejorar su bienestar y fomentar la interacción social:
Evita las tareas individualistas y fomenta la sociabilización: las personas extrovertidas necesitan tareas sociales que les permitan sociabilizar. Si todas las tareas son de carácter individual y no hay contacto con otras personas, lo cierto es que la persona extrovertida tenderá a desanimarse y disminuirá drásticamente su productividad.
Garantiza la interdependencia de sus tareas: las personas extrovertidas necesitan que sus tareas requieran de colaboración con otras personas, es decir, que se necesiten varias personas para realizar una tarea de manera simultánea. En vez de hacer tareas secuenciales (cuando tú termines el informe, entones yo añadiré las imágenes corporativas), diseña tareas interdependientes (entre los 2 diseñamos las partes del informe y decidimos las imágenes que lo acompañarán).
¡Ahora es tu turno! ¿Cuáles crees que son la mejores estrategias para lograr un equipo en remoto implicado y con la máxima efectividad? ¿Cuáles son los obstáculos principales que se encuentra un líder a la hora de gestionar a un equipo en remoto? ¿Cómo podemos anticipar y gestionar los conflictos que aparecen en los equipos en remoto? Déjame tus impresiones en el apartado de comentarios : ) ¡1000 gracias!
¡Un abrazo!