CÓMO GESTIONAR DE FORMA EFECTIVA TU EMAIL
¿Quién controla a quién?
¿El correo electrónico te controla a ti o es al revés?
El email se ha convertido -en muchas ocasiones- en un sherpa de la productividad, indicándote en todo momento cuál es la próxima tarea que deberías hacer.
¿Por qué usamos el correo electrónico como brújula para priorizar nuestras tareas?
Esta es mi filosofía: “el correo electrónico solamente es un canal de comunicación”.
Porque el correo:
No es una lista de tareas
No sirve para gestionar urgencias
No te indica las tareas más relevantes en tu negocio
Tus metas profesionales deberían ‘marcar’ el camino a la hora de decidir tus próximas tareas, y no dejarte ‘seducir’ por la inmediatez del correo electrónico.
¿Cómo puedes desarrollar una actitud proactiva si estás consultando constantemente tu email?
15 HÁBITOS PARA TENER TU CORREO ELECTRÓNICO BAJO CONTROL
HÁBITO 1# Envía menos mensajes
La mejor clave que podría compartir contigo.
¿Por qué recibes tantos emails?
La respuesta más evidente es porque estás enviando demasiados correos.
Es pura lógica, ¿verdad?
Piensa bien si merece la pena enviar el próximo email.
¿De verdad el correo electrónico es la mejor vía para comunicar tu mensaje?
HÁBITO 2# Qué, Cuándo y Quién
Sé lo más directo posible con tus correos.
En la primera línea de tu mensaje, añade la siguiente información:
QUÉ: cuál es el objetivo del mensaje (asignar una tarea, compartir un material…)
CUÁNDO: para cuándo lo necesitas, fecha límite…
QUIÉN: quién es el responsable de la tarea
¿Por qué escribir un mensaje largo y esperar hasta al final para comunicar lo más importante?
HÁBITO 3# Utiliza las encuestas rápidas
Si puedes votar, mejor que escribir.
Muchas veces no tenemos claro lo que queremos comunicar, por eso nos enrollamos escribiendo un texto kilométrico.
Es importante invertir un tiempo inicial para pensar el mensaje: ¿qué es lo que quiero comunicar?
Si ya lo tienes claro, entonces propón una encuesta con Microsoft/Google Forms. Los destinatarios lo agradecerán : )
Ejemplo:
¿Crees que deberíamos modificar el script de ventas del equipo comercial?
Sí
No
Otro (especifica tu punto de vista)
De esta manera nos ahorramos muchísimas respuestas al correo electrónico.
HÁBITO 4# Programa los mensajes
En vez de contestar los correos al momento, te planteo que los escribas en una (o varias) franjas temporales del día.
Una vez los tengas escritos, entonces prográmalos para ser enviados en diferentes horas del día (dependiendo de cuándo estimas que el destinatario/a abrirá tu mensaje).
Así focalizamos toda nuestra energía de ‘creación’ en un mismo momento y no redactamos mensajes durante toda la jornada laboral.
HÁBITO 5# Haz el asunto atractivo
¿Abrirías un correo aburrido y sin alma?
Pues supongo que a veces sí (porque no hay más remedio), pero estoy convencido de que muchas veces hay asuntos ambiguos que los podríamos borrar casi sin revisarlos.
¿Por qué no hacer atractivo el asunto de tus emails?
En una economía marcada por la atención de otras personas, hay que buscar mensajes atractivos para despertar la atención de tus destinatarios.
HÁBITO 6# Edulcora los mensajes largos
Si puedes escribir tu correo de forma breve, hazlo.
Si no hay más remedio y tu email debe ser un ‘poco’ más largo, entonces trata de redactarlo de manera amena para que no sea un suplicio para el destinatario.
¿Qué entendemos por edulcorar un mensaje largo?
Frases de 1-2 líneas máximo
Palabras en negrita para destacar conceptos clave
Bullet points de los aspectos más destacados
HÁBITO 7# Descarga la información
No acumules todos los datos en el correo, descárgalos.
El correo no debería ser un almacén digital, tendrías que archivar toda esa información.
HÁBITO 8# No contestes mensajes fáciles al inicio del día
Hay una tendencia generalizada: empezar el día contestando los mensajes fáciles.
Es una falsa sensación de logro, ya que estás ‘tachando’ tareas que no aportan ningún valor.
No obstante, cada vez que contestas un correo sencillo estás gastando energía mental. Si por ejemplo eres una persona de mañana, tendrías que aprovechar esas horas para realizar tareas complejas para ser mucho más productivo.
Parece contraintuitivo, ¿cierto? ¡Pruébalo y me cuentas!
HÁBITO 9# Responde por bloques de tiempo
No tengas el correo electrónico todo el día abierto, no dejes que boicotee tu concentración.
En vez de revisar tu email de forma constante, te recomiendo que lo hagas en varias parcelas de tiempo a lo largo del día.
¿Cuántas parcelas de tiempo? ¡Depende!
Si sueles recibir muchos correos, entonces esas parcelas de tiempo para procesar el correo serán mucho más frecuentes. Si en tu caso es la situación es todo lo contrario (recibes muy pocos emails), entonces puedes alargar más la frecuencia de revisión del correo.
HÁBITO 10# Limita el correo en CC
No avasalles a todo el mundo en el correo en copia. Úsalo con la mente fría.
La mayoría de los correos en copia no los lees, reconócelo. ¿Por qué tenemos la necesidad de compartirlo todo por email a todo el mundo?
Si alguien necesita la información, podemos encontrar vías alternativas para compartirla (Teams, Planner, Google Chat, Trello, Asana…)
HÁBITO 11# Evita las urgencias
¡El correo no es lugar para las urgencias! Ya lo he dicho : )
¿De verdad no hay otra vía de comunicación para enviar urgencias?
Spoiler: la mayoría de las urgencias no lo son
HÁBITO 12# Acumular tiene sentido
Si acumulas muchos correos en tu bandeja de entrada, hay un mensaje oculto que deberías contemplar.
Recibir muchos mensajes tiene que ver con nosotros y nuestra gestión del correo: no hemos eliminado correos innecesarios (limpieza), no hemos creado filtros en el correo, no hemos renegociado con nuestros clientes internos/externos/proveedores cómo y cuándo enviar mensajes, tendemos a ‘consentir’ ciertos comportamientos de otras personas…
¿Qué deberías mejorar en la organización de tu correo electrónico?
HÁBITO 13# El email no es una lista de tareas
¡El correo es un canal de comunicación!
Para listas de tareas tenemos herramientas de gestión espectaculares, el correo debería ser la última de ellas.
No uses el correo electrónico para priorizar tus tareas.
HÁBITO 14# No respondas a todo el mundo
Los ‘gracias’, ‘hecho’, o ‘sí/no’ están claramente sobrevalorados.
Los correos son puramente funcionales, no sirven para construir relaciones saludables. Más allá del respeto (imprescindible), el objetivo final de un email es trasladar una idea/objetivo, ¡nada más!
HÁBITO 15# Evita las cadenas
Tengo una regla simple:
‘Si te escribes con alguien un total de 3 mensajes sobre una misma temática, llámale’.
No redactes mensajes infinitos que solamente drenan tu energía, optimiza tu esfuerzo.
¡Ahora es tu turno! ¿Cuáles son tus hábitos favoritos en la gestión del correo electrónico? ¿Qué hábitos de este artículo te han llamado más la atención? ¿Qué otros hábitos de gestión del email aplicarías en tu caso? ¿En qué se te escapa el tiempo cuando estás en el correo electrónico? Déjame tus impresiones en el apartado de comentarios : ) ¡1000 gracias!
¡Un abrazo!