GESTIONA DE FORMA EFECTIVA TU EMAIL
Quédate con este dato sorprendente:
Cada día se envían 333.2 mil millones de correos electrónicos en todo el mundo.
Y lo más brutal de todo: el 85% de estos mensajes son SPAM.
¿Cómo te quedas?
En cambio, el email se ha convertido en el gestor favorito de tus tareas.
¿Por qué dejas que el correo controle tu vida?
¿No debería ser tú quien toma las riendas de tu trabajo?
El email se ha convertido -en muchas ocasiones- en un sherpa de la productividad, indicándote en todo momento cuál es la próxima tarea que deberías hacer.
¿En qué momento decidimos usar el correo electrónico como brújula para priorizar nuestras tareas?
Las personas recibimos, de media, entre 100 y 120 emails por día. ¡Totalmente ingestionable!
Esta es mi filosofía: “el correo electrónico solamente es un canal de comunicación”.
Porque el correo:
No es una lista de tareas
No sirve para gestionar urgencias
No te indica las tareas más relevantes en tu negocio
No tiene preferencia sobre tus metas profesionales
Tus metas profesionales deberían ‘marcar’ el camino a la hora de decidir tus próximas tareas, y no dejarte ‘seducir’ por la inmediatez del correo electrónico.
¿Cómo puedes desarrollar una actitud proactiva si estás consultando constantemente tu email?
En este artículo me encantaría compartir contigo 30 claves prácticas para agilizar la gestión del correo y maximizar su efectividad.
¿Qué te funciona mejor a la hora de gestionar tu correo electrónico? ¡Te leo en comentarios! 👇👇
30 CONSEJOS PARA MANTENER A RAYA TU CORREO ELECTRÓNICO
CONSEJO 1# ¿El correo es el medio más adecuado?
Estamos abrumados por los constantes mensajes en diferentes canales de comunicación.
Correo electrónico, Teams, Slack, WhatsApp, Telegram, Google Chat… ¡locura infinita!
¿Por qué no organizar bien los flujos de información?
Cada herramienta debería tener su función.
Hay que evitar esto a toda costa:
“Primer te envío un mensaje por correo. Como no me contestan, lo envío por Teams/Slack. Como tampoco me contestan, pruebo por WhatsApp/Telegram. Finalmente, termino llamando’.
¿No podías haber llamado desde el principio?
¡Pues imagínate si este proceso lo multiplicas por cada colaborador de la empresa!
👉 Tarea clave: determinar para qué sirve cada canal de comunicación y compartirlo con todo el equipo
CONSEJO 2# Envía menos mensajes
Podría acabar esta publicación con este apartado.
Sinceramente, esta es la mejor recomendación que podría compartir contigo.
¿Por qué recibes tantos emails?
La respuesta más evidente es porque estás enviando demasiados correos.
Parece pura lógica, ¿verdad?
Piensa bien si vale la pena enviar el próximo email.
¿De verdad el correo electrónico es la mejor vía para comunicar tu mensaje?
CONSEJO 3# Define (bien) el objetivo de cada correo antes de enviarlo
Vale, tienes razón.
Quizá no hay que definir un objetivo por cada email que escribes, cierto.
Solo para los correos más complejos y extensos. Esos sí.
Piensa muy bien:
Qué quieres que entienda la otra persona
Deja claro lo que solicitas
Clarifica si hay fecha límite o no de tu petición
CONSEJO 4# No leas el email, procésalo
Si lees el email completo cada vez que lo revisas, te pasarás una eternidad en el correo.
¿A qué tipo de correo pertenece cada mensaje?
Puede ser:
Una tarea
Un mensaje para leer (información)
Un documento para almacenar
Un mensaje para borrar
¿Dónde va cada uno de ellos? ¡Eso lo deberías tener clarísimo!
CONSEJO 5# Contesta los correos en menos de 5 minutos
Cada vez que leas un correo, no lo vuelvas a marcarlo como no leído.
Actúa sobre él.
Las malas lenguas hablan de que, de media, una persona marca un correo como no leído hasta 15 veces distintas (hasta que finalmente lo contesta).
¿Cuánto tiempo ‘perdemos’ en leer un correo varias veces?
¡Muchísimo!
Así que ya lo sabes: cada vez que leas un correo, respóndelo lo más rápido posible. No le des una segunda oportunidad.
CONSEJO 6# Qué, Cuándo y Quién
Ve al grano con tus correos.
En la primera línea de tu mensaje, añade los siguientes puntos clave:
QUÉ: cuál es el objetivo del mensaje (asignar una tarea, compartir un material…)
CUÁNDO: para cuándo lo necesitas, fecha límite…
QUIÉN: quién es el responsable de la tarea
¿Por qué escribir un mensaje extenso y esperar hasta al final para comunicar lo más relevante?
CONSEJO 7# Gestiona los correos sin conexión
La mayoría de los gestores de email permiten gestionar el correo sin conexión.
¡Qué gran funcionalidad!
Hay una trampa mental que se llama ‘sesgo de la proximidad’, es decir, que tendemos a fijarnos en lo más reciente.
En este caso y vinculándolo con el email, lo que sucede muchas veces es que tendemos a fijarnos en los correos más recientes (y olvidamos los que ya llevan un tiempo en tu bandeja de entrada).
Activa la opción ‘sin conexión’ y contesta los correos que tienes pendientes, de esta manera no te vas a distraer con los nuevos que recibes.
CONSEJO 8# Utiliza las encuestas rápidas
Si puedes votar, priorízalo antes que escribir.
Muchas veces no tenemos claro lo que queremos comunicar, por eso nos enrollamos escribiendo un texto demasiado largo.
Como decíamos antes, es importante invertir un tiempo inicial para pensar el mensaje: ¿qué es lo que realmente quiero comunicar?
Si ya lo tienes claro, entonces propón una encuesta con Microsoft/Google Forms. Los destinatarios lo agradecerán y para ti será más fácil obtener resultados : )
Ejemplo:
¿Crees que deberíamos modificar el script de ventas del equipo comercial?
Sí
No
Otro (especifica tu punto de vista)
De esta manera nos ahorramos muchísimas respuestas al correo electrónico y recibes todos los datos en un mismo documento centralizado.
CONSEJO 9# Escribe más rápido tus correos
Puede parecer obvio, pero la velocidad con la cual escribes tus correos es fundamental.
Usa programas gratuitos como este para acelerar tu rapidez de escritura.
Si le vas arañando segundos a cada email y cada día respondes a más de 100, ¡es una de las inversiones más rentables que hay!
CONSEJO 10# Programa los mensajes
En vez de contestar los correos al momento, te sugiero que los escribas en una (o varias) franjas temporales del día.
Una vez los tengas escritos, entonces prográmalos para ser enviados en diferentes horas del día (dependiendo de cuándo estimas que el destinatario/a abrirá tu mensaje).
Así focalizamos toda nuestra energía de ‘creación’ en un mismo momento y no redactamos mensajes durante toda la jornada laboral.
Por último, evitamos enviar mensajes a horas intempestivas que sólo generan ansiedad.
CONSEJO 11# Haz el asunto atractivo
¿Abrirías un correo aburrido y sin alma?
Si recibieras solo uno al día, todavía…
Aunque creo que no suele ser el caso : )
¿Por qué no hacer atractivo el asunto de tus emails?
En una economía marcada por la atención de otras personas, hay que buscar mensajes atractivos para despertar la atención de tus destinatarios.
Además de esto, también tiene que quedar claro qué es lo que estás solicitando en tu correo (suele existir mucha confusión en los asuntos del email).
CONSEJO 12# Fija horas concretas para contestar el email
A no ser que tu perfil profesional sea el de atención al cliente o resolución de incidencias vía email, el correo debería estar ‘desenchufado’ durante la mayoría de tu jornada laboral.
¿Cada cuándo deberías contestar los correos?
Aquí depende sobre todo de 2 factores clave:
El número de correo que recibes
El nivel de importancia/urgencia de los correos
Si recibes muchos correos (+100) y además suelen tener un cierto grado de urgencia (real), entonces tendrías que revisarlo en un período de tiempo muy corto (cada 30 minutos, por ejemplo).
Si en tu caso recibes pocos y además su nivel de importancia/urgencia es bajo, quizá lo puedes revisar 2-3 veces al día (más que suficiente).
CONSEJO 13# Edulcora los mensajes largos
Si puedes escribir tu correo de forma breve, hazlo.
Ahora cambio la coma y añado un punto en la frase anterior:
Sí, puedes escribir tu correo de forma breve. Hazlo.
Si no hay más remedio y tu email debe ser un ‘poco’ más extenso, entonces trata de redactarlo de manera amena para que no sea un suplicio para el destinatario.
¿Qué entendemos por ‘edulcorar’ un mensaje largo?
Frases de 1-2 líneas como máximo
Palabras en negrita para destacar conceptos/fechas clave
Bullet points de los aspectos más relevantes
CONSEJO 14# No dejes tus correos en la bandeja de entrada
¡Tu bandeja de entrada no es un vertedero digital!
De manera inconsciente, cada correo que tienes en la bandeja de entrada te está susurrando algo:
Este email lleva demasiado tiempo aquí
Debería contestar a esta persona, pero no sé muy bien qué decir
Ahora no recuerdo si le contesté o no
En fin, mucho ruido digital de poco valor (aunque muy molesto).
Muévelos, descárgalos, elimínalos… ¡sácalos de tu bandeja de entrada!
CONSEJO 15# Descarga la información
No acumules todos los datos en tu correo, descárgalos (incluso puedes automatizarlo).
El correo no debería ser un almacén digital, tendrías que archivar toda esa información en otra parte.
CONSEJO 16# Usa filtros para automatizar tu trabajo
¡Qué maravilla los filtros!
Algunas ideas:
Todos los correos en copia los puedes poner en una carpeta directamente (fuera de tu inbox)
Todos los correos que tengan CV en el asunto y vengan de alguien de fuera, les puedes responder con un mensaje automático (o pasárselos directamente a RRHH)
Todas las newsletter de las cuales estés inscrito las puedes enviar a una carpeta específica
Todos los correos de un cliente importante los puedes poner de otro color (o destacar de alguna manera)
En definitiva, ¡haz que tu correo trabaje para ti!
CONSEJO 17# No contestes mensajes fáciles al principio del día
Existe una tendencia generalizada: empezar el día respondiendo los mensajes fáciles.
En realidad, se trata de una falsa sensación de logro, ya que estás ‘tachando’ tareas que no aportan ningún valor (y lo sabes).
No obstante, cada vez que contestas un correo sencillo estás gastando energía mental. Si por ejemplo eres una persona de mañana, tendrías que aprovechar esas horas para realizar tareas complejas para ser mucho más productivo.
Parece contraintuitivo, ¿cierto? ¡Pruébalo y me cuentas!
CONSEJO 18# Crea plantillas para mensajes similares
¿Cansado de escribir siempre el mismo mensaje?
Afortunadamente, (casi) todos los gestores de correo tienen funcionalidades específicas para automatizar plantillas con simples comandos de teclado.
¿Sueles usar plantillas? ¡Escríbemelo en comentarios! 👇
CONSEJO 19# No te envíes correos a tu propia bandeja de entrada
¿No recibes ya suficientes correos electrónicos?
¡Pues solo faltaría que encima tú alimentes más la bandeja de entrada!
CONSEJO 20# No tengas el correo abierto todo el día
¡Este es el Santo Grial de la Productividad!
Si quieres convertirte en una persona dependiente y reactiva a los dictámenes de otras personas, entonces me parece genial que tengas el correo abierto todo el día.
Si en tu caso no estás por la labor, entonces toma la iniciativa y revisa el correo por parcelas de tiempo (consejo 12).
Sé que cuesta al principio, pero te garantizo desde ya que esta decisión será un antes y un después en tu vida. ¿Te animas a dar el paso?
CONSEJO 21# Limita el correo en CC
No machaques a todo el mundo en el correo en copia. Úsalo con la mente fría.
Algunas personas incluso usan el CC como justificante de que están trabajando. ¿En serio es necesario?
La mayoría de los correos en copia no los lees, reconócelo.
¿Por qué tenemos la necesidad de compartirlo todo por email a todo el mundo?
Si alguien necesita la información, podemos encontrar vías alternativas para compartirla (Teams, Planner, Google Chat, Trello, Asana…) sin generar tanta interrupción.
CONSEJO 22# Limita el número de carpetas de tu correo
Déjame empezar por mi vena más radical: ¡elimina (todas) las carpetas de tu email!
Con un solo archivo y una buena búsqueda avanzada, puedes obtener toda la información que desees de tu gestor de email.
Si te da un poco de cosa y quieres mantener tus carpetas de correo, entonces procura tener las mínimas posibles (10 debería ser el número máximo).
CONSEJO 23# Evita las urgencias por correo
¡El correo no está diseñado para las urgencias! Ya lo he dicho : )
Deja de enviar correos con el asunto: ‘urgente’, ‘mega-urgente’ o ‘híper-mega-urgente’.
¿De verdad no hay otra vía de comunicación para enviar urgencias?
Spoiler: la mayoría de las urgencias no lo son
CONSEJO 24# Acumular tiene ‘sentido’
Si sueles acumular muchos correos en tu bandeja de entrada, hay un mensaje oculto que deberías contemplar.
Recibir muchos mensajes tiene que ver con nuestra gestión del correo: no hemos eliminado correos innecesarios (limpieza), no hemos creado los filtros adecuados en el correo, no hemos renegociado con nuestros clientes internos/externos/proveedores cómo y cuándo enviar mensajes, tendemos a ‘consentir’ ciertos comportamientos de otras personas…
¿Qué deberías mejorar en la organización de tu correo electrónico? ¡Confiesa!
CONSEJO 25# Elimina las notificaciones del correo
Si solamente tuvieras que quedarte con un consejo, este sería tu mejor aliado.
Cada notificación es un boicot (consentido) a tu capacidad de foco.
¿Por qué no convertirte en una persona proactiva en vez de ser reactiva?
Ah, recuerda: elimina las notificaciones en todos los dispositivos (ordenador/computadora, teléfono, tablet…)
CONSEJO 26# El email no es una lista de tareas
¡El correo electrónico es un canal de comunicación!
Para listas de tareas tenemos herramientas de gestión espectaculares, el correo debería ser la última de ellas.
No uses el correo electrónico para priorizar tus tareas.
Por cierto, tampoco te envíes correos a tu bandeja de entrada (consejo 19)
CONSEJO 27# Evita los conflictos emocionales por correo
¿A quién se le ocurre discutir un tema espinoso por correo electrónico?
Respuesta: ¡a muchas personas!
Cualquier temática que pueda desprender confusión y/o interpretaciones distintas, no debería ser tratado por email.
Así de simple.
PD: Lo mismo aplica para WhatsApp.
CONSEJO 28# No respondas a todo el mundo
Los ‘gracias’, ‘recibido’, ‘hecho’, o ‘sí/no’ están claramente sobrevalorados.
Los correos están pensados para ser funcionales, no para construir relaciones saludables. Más allá del respeto (imprescindible), el objetivo final de un email es trasladar una idea/objetivo, ¡nada más!
CONSEJO 29# Evita las cadenas
Tengo una regla simple y muy efectiva:
‘Si te escribes con alguien un total de 3 mensajes sobre una misma temática, llámale’.
No redactes mensajes infinitos que solamente drenan tu energía, optimiza tu esfuerzo.
CONSEJO 30# No seas esclavo de tu correo
¿Quién dijo que el correo debería ser tu herramienta principal de trabajo?
Y peor todavía: ¿por qué le haces caso a tu email por encima de todas las cosas?
Revisa bien cuál es tu objetivo profesional: ¿gestionar el correo o lograr resultados excelentes?
¡No pierdas el foco!
¡Ahora es tu turno! ¿Cuáles son tus consejos favoritos en la gestión del correo electrónico? ¿Qué consejos de este artículo te han llamado más la atención? ¿Qué otros consejos de gestión del email aplicarías en tu caso? ¿En qué se te escapa el tiempo cuando estás en el correo electrónico? Déjame tus impresiones en el apartado de comentarios : ) ¡1000 gracias!
¡Un abrazo!