UN EXCESO DE OFERTA EN HERRAMIENTAS DE PRODUCTIVIDAD
Las opciones disponibles abruman…
¿Cómo elegir la mejor herramienta de gestión de tareas para ti?
Recomendarte una en concreto sería un error: mostraría mi cara menos objetiva y más rígida.
Ahora bien, yo también quiero ser lo más honesto contigo.
En mi caso uso Trello a diario, aunque las he probado prácticamente todas.
De hecho, y para realizar los +50 tutoriales de herramientas de planificación, voy probando varias en paralelo para tener la mayor información de cada una de ellas.
Las posibilidades son máximas: Asana, Microsoft Planner, ClickUp, Trello, Todoist, Airtable, Microsoft To Do, MeisterTask, Google Tasks, Monday…
Te lo digo desde ya porque sino reviento: ¡casi todas hacen lo mismo!
Es verdad que algunas tienen algunas funcionalidades/integraciones algo distintas, aunque en general la tónica es prácticamente la misma para todas las herramientas.
Lo más importante de una herramienta… ¡la metodología!
¿Qué es la metodología?
Se trata de un conjunto de procesos para priorizar tus tareas y mantener orden en toda tu actividad laboral (y también la personal).
Sin esto… lo cierto es que la herramienta no es para nada relevante.
Hoy comparto contigo 11 criterios para tener en cuenta a la hora de elegir tu próxima aplicación para gestionar proyectos y tareas.
¿Qué criterios consideras indispensables en una herramienta de planificación? ¡Te leo en comentarios! 👇👇
0# ¿ANALÓGICO O DIGITAL?
Antes de ir al grano con los diferentes criterios para seleccionar tu herramienta de productividad, hay una duda sempiterna que siempre aparece en este tipo de debates.
¿Es mejor usar el papel o es preferible usar herramientas digitales?
La respuesta: depende.
Si solamente estás buscando una herramienta para anotar tus tareas sin tener que compartirlas con nadie, realmente el formato es bastante secundario.
La clave de lo digital es si se comparte con otras personas, sino puedes usar cualquiera de los dos formatos.
Si en cambio sueles colaborar en proyectos con otros colaboradores, entonces sí que sería preferible usar una herramienta digital.
¿Las razones?
Mayor transparencia en las tareas de cada colaborador, posibilidad de hacer seguimiento sin abusar de las reuniones, asignación en tiempo real de cada tarea, previsión y gestión de los picos de trabajo, equidad a la hora de distribuir las tareas…
¿En qué tipo de proyectos sueles participar?
1# PRIVACIDAD Y SEGURIDAD
¡Un punto fundamental!
Y habitualmente ninguneado…
Cuidado con la gratuidad de las herramientas, ya que entonces te conviertes en su producto (con la sustracción de datos que eso implica).
Si has probado alguna herramienta y te gusta de verdad, te recomiendo que te unas a su versión premium para ganar seguridad y privacidad en tus datos.
¡Vigila qué tipo de información pones en las herramientas digitales!
2# EXPERIENCIA PREVIA EN LAS HERRAMIENTAS
¿Ya dominas este tipo de herramientas o es tu primera vez?
Hay herramientas más fáciles de aprender que otras, eso es verdad.
Trello, MeisterTask o Todoist son bastante fáciles de usar incluso sin tener nada de experiencia en este tipo de herramientas.
En cambio, Asana, Airtable o ClickUp no son precisamente intuitivas en sus inicios.
3# NECESIDAD DE FORMACIÓN EN EQUIPO
Si vas a usar una herramienta digital con tu equipo, la formación y el acompañamiento son indispensables para que salga bien.
Más que formarse en diferentes funcionalidades de cada herramienta, lo verdaderamente recomendable es construir una metodología de organización de equipo.
Por esta razón, acompañar al equipo en el uso de la herramienta y en entender las diferentes dinámicas que pueden surgir, es imprescindible contar con una persona responsable para hacer seguimiento con el equipo.
4# DISPONIBILIDAD DE VERSIÓN OFFLINE
Esta funcionalidad es especialmente útil sobre todo si sueles viajar o moverte por otras partes geográficas.
No siempre vas a contar con conexión a Internet, por eso es de vital importancia que puedas gestionar tus tareas en la modalidad offline.
Cada vez más herramientas lo tienen, aunque no en todas funciona de manera correcta.
5# INTEGRACIÓN CON OTRAS HERRAMIENTAS
Este es un punto determinante si sueles trabajar con distintas herramientas de varios ecosistemas.
Aquí hay pocas herramientas que puedan presumir de una gran integración: Trello y Asana son los líderes absolutos en este campo. Es cierto que ClickUp se está poniendo las pilas, pero todavía está lejos de las dos anteriores.
Una ventaja que tiene Microsoft Planner es su integración total con las herramientas de Office 365, así que es muy interesante si te manejas en el entorno de Microsoft. Lo mismo ocurre con Google Calendar y Tasks, integradas al 100% con el ecosistema de Google Workspace.
6# CONVERTIR UN CORREO EN TAREA
Si sueles recibir muchos correos, esta funcionalidad te encantará.
Esta función se está generalizando en muchas herramientas, aunque todavía no funciona bien en la mayoría de ellas.
En algunas de las aplicaciones hay que instalar una extensión en el navegador para poder hacerlo.
7# APP DEL TELÉFONO
Para mí este un tema crucial a la hora de elegir tu aplicación de planificación de tareas.
Algunas de ellas son claramente mejorables; se nota que están pensadas para usar solo en ordenador/computadora.
Trello para mí es la líder en este sentido, ya que tiene una aplicación impresionante y fácil de usar.
8# AUTOMATIZACIONES DISPONIBLES
Esta funcionalidad me encanta, disfruto muchísimo automatizando procesos que me aportan poco valor.
Este tipo de automatizaciones no suelen estar disponibles en muchas aplicaciones, de hecho, son muy pocas quienes lo ofrecen con una cierta eficacia.
Ejemplos de automatizaciones: a) si pongo una tarea en una lista, se añade automáticamente una etiqueta y una fecha de vencimiento; b) si entra una nueva tarea del email, se le asigna a una persona del equipo y se desplaza a un proyecto determinado…
En este sentido, Trello y ClickUp son las mejores (esta última me sorprendió gratamente).
9# PRECIO DE LA HERRAMIENTA
La mayoría de las herramientas tienen un coste similar, así que no creo que el precio sea un punto diferencial a la hora de elegir tu próxima aplicación digital.
Para que te hagas una idea, la mayoría de las herramientas se mueven entre 5 y 10 dólares/euros al mes por cada usuario.
10# TAMAÑO DE LA NUBE DE LA HERRAMIENTA
Este punto tiene que ver con la capacidad de almacenamiento digital que tiene cada herramienta.
Aquí las herramientas de Microsoft y Google juegan con ventaja, ya que están directamente anexionadas a sus respectivos paquetes (Office 365/Google Workspace).
Trello, por otro lado, también tiene la ventaja de formar parte de un gigante como Atlassian, teniendo una buena capacidad de almacenamiento en comparación con el resto.
11# COPIA DE SEGURIDAD
¿Qué pasaría si tu herramienta digital mañana ya no funcionara?
Explora bien las posibilidades para realizar una copia de seguridad, sobre todo si tienes varios proyectos importantes que necesitarás en el futuro.
¡Ojo cuidado! Porque no todas las herramientas tienen un buen sistema de copia de seguridad, ya que su principal objetivo es que siempre vuelvas a su aplicación.
¡Ahora es tu turno! ¿Cuál es tu herramienta favorita de planificación? ¿Cuáles has probado y no te han funcionado bien? ¿Qué valoras más de una herramienta de productividad? ¿Qué funcionalidades te importan menos a la hora de elegir una herramienta? Déjame tus impresiones en el apartado de comentarios : ) ¡1000 gracias!
¡Un abrazo!