¿TE RESPETAS A TI MISMO?
Te escudas en otras personas para no afrontar tu responsabilidad…
¡Y lo sabes!
Tienes razón en que vivimos en un entorno exigente y que nos llegan frentes por todas partes, pero también tenemos más herramientas que nunca para gestionarlo.
“Sí, Miquel, todo esto está muy bien, pero ven y cuéntaselo a mi jefe. Él me está marcando la agenda todo el tiempo y no tengo margen de maniobra”.
Esta situación tan recurrente se llama falta de autoliderazgo.
Quizá fui algo duro, cierto, aunque lo pienso de verdad.
Parece muy fácil de decirlo. No tanto de hacerlo…
No obstante, si tú no le pones remedio nadie lo hará por ti.
Antes que nada, estaría genial si te puedes hacer las siguientes 3 preguntas:
¿Por qué me molesta tanto la situación actual?
¿Qué tipo de reuniones imprevistas suelo tener y por qué suceden?
¿Qué última acción hice para ser respetado y proteger mi calendario?
De las preguntas anteriores puedes sacar 3 conclusiones:
Tu grado de Permisividad: ¿aceptaste otra vez esa reunión que no querías ir? Consentir una vez es excepción, hacerlo varias veces significa implantarlo como rutina. Si tú mismo no valoras tu propio tiempo y sucumbes a todo lo que te dicen, serás un rehén de las exigencias de otras personas.
Tu nivel de Negociación: ¿propones o dispones? Mucha gente no está de acuerdo con lo que le proponen, pero solo sueltan alguna queja para solucionarlo. La cultura de la queja no aporta demasiado, ya que esas ‘palabras de desahogo’ no sirven para hacer valer tu posición. ¿De qué manera vas a proteger tu calendario más allá de quejarte por ello?
Tu claridad en tus Metas: ‘menos claridad, más dispersión’; si no tienes claros tus objetivos, ¿qué vas a negociar exactamente? Tener tus metas definidas y por escrito es fundamental para jugar tus cartas a la hora de proteger tu calendario.
¿Estás harto de que te pisen tu calendario sin ningún tipo de respeto?
Hoy comparto contigo 12 estrategias prácticas para proteger tu calendario y lograr tus objetivos profesionales.
¿Cómo lo haces en tu caso para bloquear tu calendario? ¡Te leo en comentarios! 👇👇
1# LIMITA LA DISPONIBILIDAD
¿Por qué estás todo el día disponible para todo el mundo?
Más allá de activar la señal ‘ocupado’ en los programas de Teams/Slack, también deberías limitar tu disponibilidad en el calendario.
Estar disponible 24 horas tiene consecuencias graves para tu calendario, ya que es fácil que te pongan reuniones imprevistas a cualquier hora.
Ejemplo: puedes tener disponibilidad de 11 a 13h, y luego de 15 a 17h. ¡No hace falta más! Los gestores de correo Outlook y Gmail tienen la posibilidad también de limitar la disponibilidad en tu calendario para no mostrarte como disponible durante todo el día.
2# MUESTRA ABIERTAMENTE TU SITUACIÓN ACTUAL
¡No escondas tu situación!
Muchas veces fingimos tener la situación laboral controlada, cuando en realidad tenemos una lista infinita de tareas por cumplir.
Si te ponen nuevas reuniones o te bloquean varios días en tu calendario, es importante que expreses cuáles son tus tareas pendientes y tus prioridades.
Si tu jefe te añade nuevas reuniones, plantéale lo siguiente: ‘ahora mismo tengo las siguientes tareas (muéstrale tus pendientes). Si tengo que bloquear un espacio en mi calendario, dejaré de hacer las siguientes tareas. Además, es probable que no llegue a la calidad requerida de las tareas pendientes. ¿Qué tareas son más prioritarias ahora mismo y cuáles debería de dejar de hacer?’
Aunque pueda parecer una conducta infantil, la clave siempre es comunicar lo que hacemos y sentimos. La incomunicación solo genera frustración y resentimiento, así que expresa tu situación actual siempre que puedas.
PD: Por eso es tan importante tener una herramienta de organización compartida, para saber cuál es el avance de los proyectos y conocer mejor la carga laboral de cada colaborador.
3# INTRODUCE LOS HORARIOS DE CONSULTA
‘Si tú no pones límites, nadie lo hará por ti’.
¿Por qué no añadir un ‘espacio sagrado’ para reservarlo a otras personas?
Tener un espacio de consultas no implica ser una persona altiva e irrespetuosa, sino justamente lo contrario.
Me explico: si te interrumpen y ‘destruyen’ constantemente tu calendario, tu nivel de ira (junto con el malestar) también repercutirá en la calidad de tus soluciones.
Si tú no estás bien, tampoco lo estarás con el resto de los colaboradores.
¡Algo importante! Si tienes que añadir unos horarios de consulta, hazlo mejor en una franja de baja energía, sobre todo para no desaprovechar el potencial máximo a la hora de realizar tareas complejas.
4# DIFERENCIA EVENTOS DE TAREAS
Por si no fuera suficiente la cantidad de reuniones que tenemos en el calendario, además también le añadimos las tareas pendientes.
Ahí es donde te sugeriría una división (de buen rollo): eventos y tareas por separado.
Los eventos son actividades que implican a otras personas y que tienen una hora de inicio: cita con el dentista, reunión con el equipo, conferencia sobre Neuroproductividad…
Las tareas, en cambio, son actividades individuales y que no tienen una hora de inicio asignada: realizar un informe de ventas, revisar un documento de seguimiento con el equipo, actualizar herramienta de gestión de proyectos…
Resumen: los eventos en el calendario, las tareas en la lista de tareas (dos espacios diferenciados).
Si separas estos dos elementos, tu calendario volverá a respirar.
5# ANTICÍPATE A LOS OBSTÁCULOS
¿Tienes previsión de que la semana que viene será movida?
¿Hay algún proyecto nuevo que te está robando mucho tiempo?
Si no rebajas la cantidad de reuniones, sabes que no lograrás tus objetivos con calidad.
A veces nos empecinamos en lograrlo todo, cuando nuestro combustible es increíblemente limitado.
Si hay algo que sobra habitualmente, son las reuniones. Las tareas clave seguro que no (al menos la mayoría).
¿Cuántas reuniones vas a declinar esta próxima semana?
6# RECORTA LOS EVENTOS PERIÓDICOS
¡Qué gran peligro son estos eventos!
Muchas de las reuniones periódicas se establecen al principio porque tienen un sentido, pero progresivamente van perdiendo el interés y se hacen por inercia.
Las reuniones de seguimiento suelen ser un roba tiempos espectacular, muchas veces sin unos resultados convincentes.
Mi ejercicio para ti: revisa todas las reuniones periódicas y propón cambios. Desde eliminar algunas de ellas, reducir su duración, o cambiando la frecuencia de los propios eventos (de semanal a mensual, de mensual a trimestral).
7# NO PONGAS FECHAS LÍMITE FICTICIAS
¡No te inventes las fechas!
Que sí, sé que lo haces para ponerte presión y avanzar más rápido.
Pero el día a día se te come, y lo sabes.
Las fechas ficticias no funcionan porque tú sabes que son ficticias (así de sencillo).
Al final, solo consigues generar frustración y ansiedad, sobre todo cuando ves tu calendario lleno de fechas límite que además no son certeras.
Mi recomendación: ¡elimina las fechas ficticias! Invierte mejor en una buena metodología de productividad personal.
8# TEN EN CUENTA LOS SEPARADORES
No hay nada peor en el calendario que tener varias reuniones seguidas.
¡Tu cerebro necesita un separador temporal!
Oxigena tu cerebro cuando tengas reuniones, no las pongas todas de corrido.
Ya sabes qué va a pasar si concatenas varias reuniones seguidas: no prepararás las reuniones, desconectarás más rápido por exceso de estímulos, no tendrás tiempo de diseñar un plan de acción para cada reunión… en definitiva, desaprovecharás mucho tiempo productivo.
‘Si no te plantas tú, lo hará tu energía mental por ti’.
9# RENEGOCIA LAS PRÓXIMAS REUNIONES
Observa cada semana las reuniones que tienes pendientes.
¿Hay alguna que ya no tenga tanto sentido o que quizá puedes ver en diferido (si queda grabada)?
A veces aceptamos reuniones en un momento determinado con unas perspectivas concretas, pero la próxima semana las condiciones se han visto modificadas.
¿Por qué no reagendar y reubicar esas reuniones? ¿Por qué darlas por sentado siempre? ¡Ahí te lo dejo!
10# RESERVA TU ESPACIO DE ALTA ENERGÍA
¡Un punto fundamental!
Sin energía mental, no rendimos. Es más, sin energía mental, solo podemos hacer tareas de bajo valor que muchas veces no impactan en los objetivos.
Te sugiero que cada día tengas tu espacio (mínimo) de 1 hora para tareas de alta complejidad y creatividad. Y, sobre todo, ¡bloquéala en tu calendario!
11# PON LÍMITES A TUS REUNIONES
¿Por qué todas las reuniones tienen que durar al menos 1 hora?
¿Por qué no limitarlas?
Muchas reuniones no deberían durar más de 15 minutos, de verdad. Claro, eso siempre que estén bien preparadas y con un objetivo claro.
Nuestro cerebro no aguanta atento a una reunión superior a los 30 minutos (tiene muchos altibajos).
PD: Lo mismo sucede con las personas que asisten a las reuniones: cuando las reuniones superan los 5 asistentes, ya no es una reunión, es una tertulia.
12# LIMITA LAS REUNIONES POR SEMANA
¡Quítale grasa a tu calendario!
No hace falta reunirse tanto, tu calendario no se lo merece (ni tú todavía menos).
Si realmente son relevantes, adelante.
Analízalas bien, sé honesto contigo mismo. ¡Renegocia!
¡Ahora es tu turno! ¿Cómo proteges los límites de tu calendario? ¿Cómo reaccionas cuando te sobrevienen muchas reuniones que no puedes controlar? ¿Qué estrategias crees que funcionan mejor para aliviar a tu calendario? ¿Qué te molesta más en referencia a tu calendario? Déjame tus impresiones en el apartado de comentarios : ) ¡1000 gracias!
¡Un abrazo!